Das papierlose Büro – für mehr Nachhaltigkeit und Effizienz – unschlagbare Vorteile für digitalisierte Büroabläufe

16. April 2022
papierlose büroorganisation mit holix

Aus der Krise zu mehr Nachhaltigkeit

Die Pandemie hat viele Organisationen verpflichtet, eine Digitalisierungsoffensive zu starten. Lösungen für Homeoffice und mobile Arbeitsplätze wurden gezwungenermaßen implementiert und dafür über lange Zeit festgefahrene Regeln kurzerhand gebrochen. Leider erwiesen sich Vorhersagen wonach die Pandemie in wenigen entscheidenden Wochen vorbei sein sollte als falsch und die Digitalisierung von Büroabläufe wurde dauerhaft. Jedoch, als Folge fliesen einer Menge positiver Auswirkungen in Unternehmen ein. Digitale Prozesse führen zu einem positiven Umwelteinfluss, da weniger Papier benötigt wird und sind daher Nachhaltigkeit. Papierlose Organisationen kommen in den Genuss unschlagbarer Vorteile!

Vorteile des papierlosen Büros

Studien zufolge verbraucht ein deutscher Arbeitnehmer täglich 27 Seiten Papier, was einem Jahresverbrauch von rund 33 kg Holz entspricht. Dazu kommen noch fast 607 Liter Wasser, 124 kWh Energie und 26,3 kg CO2-Emissionen.

Mit der erheblichen Reduktion an papierbasierten Abläufen sank der Aufwand für Verbrauchsmaterialien und Infrastruktur der Ausgabegeräte. Zusätzlich verringert sich der Bedarf an Aufbewahrungsmöglichkeiten und dieser fällt auf lange Sicht immer stärker ins Gewicht – Ihre Organisation wird nachhaltig, Sie nehmen Rücksicht auf zukünftige Generationen. Weiterer positiver Nebeneffekt ist, dass papierlose Abläufe weniger aufwendig in der Administration sind und bei digital erfasster Information leichter nachvollzogen werden kann, welcher Anwender diese wann eingesehen oder editiert hat.

Cloudbasierte Lösungen ermöglichen Dokumente passwortgeschützt so zur Verfügung zu stellen, dass sowohl im Unternehmen als auch auf mobilen Arbeitsplätzen sensible Daten kontrolliert eingesehen werden können. Darüber hinaus können Schäden der internen Infrastruktur zu einem Datenverlust führen, während Daten in der Cloud davon nicht betroffen sind. Noch ein unschlagbares Argument digitalisierter Information ist die Verfügbarkeit bei Suchanfragen, Papierakten würden hier enorme Ressourcen binden – manche Suchanfragen sind unter papierbasiert nicht möglich. Auf den Punkt gebracht steigen Effizienz und Nachhaltigkeit durch digitalisierte Büroabläufe unaufhaltsam an: Ebenso wie Cloudspeicher Papierarchive ersetzen sollen, lautet die Devise: E-Mail statt Post, Taskmanagement statt Post-its!

Optimale Tools für digitalisierte Büroabläufe

Selbstredend, dass die oben beschriebenen Vorteile nicht mit der Installation eines x-beliebigen Software-Lösung umsetzbar sind. Es braucht optimale Tools, welche das gesamte Spektrum des Arbeitsalltages abdecken. Ein Mailprogramm, Terminkalender, eine Videokonferenzlösung, umfassender Cloudspeicher, Dokumentenverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme sowie Formulardesigner und Werkzeuge für Präsentationen sind eine minimale Auswahl an Tools. Diese müssen leicht administrierbar und cloudbasiert verfügbar sein. Nur so können Sie geräteunabhängig mobile Arbeitsplätze unterstützen, dabei den Papierbedarf abbauen und so die Effizienz und Nachhaltigkeit steigern.

Genau dafür ist Holix ihr Partner und bietet mit Google Workspace eine ganzheitliche Lösung aus einer Hand, um die Digitalisierung ihrer Arbeits- und Prozessabläufe im Unternehmen zu realisieren.

Aber wie sieht es aus, wenn ihre Abläufe so speziell sind, dass ein mobiler Arbeitsplatz oder digitalisierter Büroablauf mit diesen Applikationen noch nicht umsetzbar scheint, vielleicht weil Ihre Anforderungen so speziell sind? Papierprozess müssen eventuell digitalisiert und dabei Arbeitsaufträge oder Berichte erzeugt und gelenkt werden. Kontakt- oder To-do-Listen, Projekt– sowie Ticketmanagementsysteme sind eine kleine Auswahl von vielen vergleichbaren Aufgaben, die ihr Partner Holix basierend auf einer codefreien Entwicklungsplattform Google AppSheet löst. Die Umsetzung erfolgt Aufwands-schonend in wesentlich kürzerer Durchlaufzeit als herkömmliche Programmentwicklungen. Mit jahrelanger Erfahrung und Google AppSheet entstehen maßgeschneiderte Lösungen zur Unterstützung von digitalisierten Büroabläufen und Verwirklichung mobiler Arbeitsplätze und papierloser Büroabläufe. Kommt für Sie eine spezielle Applikation mit Google AppSheets zur Umsetzung, dann bietet Holix einen Onboardingprozess von der Einführung des Produktes bis hin zur erfolgreichen Anwendung.

Ob die breite Palette an Lösungen in Google Workspace bereits ausreicht oder die Anwendung von Google AppSheet zielführend ist – in der Auswahl der Pakete und Tools unterstützt Holix selbstverständlich und ist ein verlässlicher Partner bei der Umsetzung digitalen Büroabläufe – für mehr Nachhaltigkeit in Ihrer Organisation!





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