Heutzutage ist es unvorstellbar mit einem Unternehmen per E-Mail zu kommunizieren und die E-Mail-Adresse der Kontaktperson lautet “tischlerei-huber@yahoo.com”. Ein solcher Kontakt landet einerseits mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit in Ihrem Spam-Ordner und andererseits wird die Kontaktperson nicht ernsthaft als Geschäftspartner in Betracht gezogen. Dieses Beispiel soll anschaulich erklären, welchen Wert eine individuelle und professionelle E-Mail-Adresse für ein Unternehmen hat. Vor allem im Geschäftsbereich sollte Ihre Firmen-E-Mail-Adresse seriös und vertrauenswürdig wirken. Eine Freemail-Lösung mit Domains wie @google oder @gmx bewirkt genau das Gegenteil und kann Sie unter Umständen Ihr Unternehmensimage kosten. 

Neben dem seriösen Auftritt den Sie mit einer individualisierten Firmen E-Mail-Adresse schaffen, ist auch das Branding Ihrer Marke ein wichtiger Punkt. Je öfter man Ihren Firmennamen sieht, desto einprägsamer wird er. Wird eine passende Signatur hinzugefügt mit Links zu den betreuten Social-Media-Kanälen, so stärkt man das Branding enorm. Doch dies ist nur einer der vielen Vorteile, welche Sie mit einer individualisierten Firmen-E-Mail-Adresse haben. Lesen Sie weiter um mehr zu erfahren.

Tipps für die passende Firmen E-Mail-Adresse: 

• so kurz wie möglich, so lang wie nötig
• keinen Geburtstag, Nicknamen etc. verwenden
• keine Freemail-Adressen verwenden
• am besten den eigenen Firmen-Domainnamen verwenden

Vorteile einer Firmen E-Mail-Adresse

Wie bereits erklärt ist eine individuelle Firmen E-Mail-Adresse enorm wichtig wenn man sich als professionelles Unternehmen positionieren möchte. Nachfolgend soll auf weitere Vorteile eingegangen werden.

Glaubwürdigkeit erhöhen und festigen

Wie bereits erwähnt schenkt eine individualisierte Firmen E-Mail-Adresse eine gewisses Maß an Glaubwürdigkeit und bestätigt das seriöse Image, welches Sie mit Ihrem Unternehmen aufgebaut haben. Es ist also keine Überraschung, dass Kunden und Lieferanten auf das äußere Erscheinungsbild achtet, bevor sie sich zu einer Zusammenarbeit bereit erklären. Dabei spielt es keine Rolle welche Art von Service Sie erbringen. Fakt bleibt, ein ernstzunehmender (Online-)Auftritt ist sowohl für eine Geschäftsanbahnung als auch -ausführung unerlässlich. Der Domainname, also jener Teil nach dem @-Zeichen, dient als Indiz für die Glaubwürdigkeit und kann nicht mit einer Freemail-Domain verglichen werden.

Wenn Sie von einer Ihrer Internet-Service-Provider eine kostenlose, individualisierbare E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt bekommen, sollten Sie hier besonders vorsichtig sein und die tatsächlichen Vor- und Nachteile abwägen. Eines der größten Risiken ist die Abhängigkeit zum Provider. Lösen Sie die Zusammenarbeit nämlich auf, so ist meistens auch Ihre Firmen E-Mail-Adresse fort. 

Persönliche Firmen E-Mail-Adressen für jeden Mitarbeiter

Jeder in Ihrer Organisation erhält eine eigene individualisierte Firmen E-Mail-Adresse. So wissen Kunden und Lieferanten genau bei wem ihre Nachricht landet. Zudem bleibt Ihr Unternehmen organisiert und strukturiert. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie E-Mails weiterleiten können und genau jene Mitarbeiter ansprechen, die Sie ansprechen möchten. Dies steigert sowohl die Arbeitseffizienz als auch die Geschwindigkeit mit der Projekte, Anfragen etc. abgearbeitet werden können. 

Es sollte lediglich auf eine passend individualisierte Firmen E-Mail-Adresse geachtet werden. Ausschlaggebend ist die Zuteilung zur Organisation. Die Zuteilung erfolgt über den Domain-Namen welcher im besten Fall auch die Adresse Ihrer Website ist. Damit kommt es zu keinen Verwirrungen und Ihre Kontaktpersonen außerhalb der Unternehmung können ihre E-Mail-Adresse erahnen ohne diese jemals gelesen zu haben. Wichtig ist dabei, dass Ihr Firmenname und der Auftritt klar und professionell wirken. Dazu kann auch eine zentrale Firmen E-Mail-Adresse wie etwa office@IhrFirmenname.at zählen. 

Unkompliziert, Schnell und einfach

Wenn Geschäftspartner Ihre E-Mail-Adresse erkennen, dann sind sie eher gewillt Kontakt aufzunehmen bzw. auf Anfragen zu antworten. Außerdem können Sie sich gut formulierte Firmen E-Mail-Adressen einfacher merken. Stammt eine Nachricht von kostenlosen Konten wie beispielsweise @gmail.com oder @yahoo.com landen diese nachweislich öfter im Spam-Ordner. 

Ihr Ziel sollte es sein, Ihrem Kunden oder Lieferanten die Kommunikation mit Ihnen so einfach wie möglich zu gestalten. Antworten Sie also auf ein Website-Anfrageformular oder senden Marketing-E-Mails aus, so sollte der Empfänger nicht erst lange zögern bis er das E-Mail als vertrauenswürdig einstuft. 

Unkompliziert ist eine individualisierte E-Mail-Adresse für Geschäftsinhaber auch deshalb, weil neue Mitarbeiter ohne viel Aufwand eine adäquate Adresse erhalten. Sie können auch vorhandene E-Mail-Adressen in Ihrem Unternehmen verwalten und inaktive Konten löschen. Zudem können Sie individuelle Firmen E-Mail-Adressen genauso einfach wie jedes beliebige kostenlose E-Mail-Konto auf Ihrem Smartphone oder Computer integrieren, mit Ihrer Desktop-Anwendung (wie Outlook) synchronisieren oder über einen Webbrowser auf Ihre E-Mails zugreifen.

Sicherheit steht an erster Stelle

Wählen Sie einen vertrauenswürdigen Service-Provider wenn es um das Hosting des Domain-Namen geht. Dieser sollte Ihre Website in jedem Fall mit SSL-Zertifikaten und anderen Sicherheitsmaßnahmen schützen. Wenn Sie Ihre individualisierten E-Mail-Adressen mit dem Domain-Namen Ihrer Website verknüpfen, sollte sichergestellt werden, dass auch hier die genannten Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden. Vertrauliche Informationen und Nachrichten sollen verschlüsselt werden. So wird der Gefahr entgegengewirkt Spammern oder Hackern zum Opfer zu fallen. 

Wird als Partner beispielsweise Google Workspace gewählt, werden exakt dieselben Sicherheitsstandards für Ihre E-Mail-Funktion und auch für alle anderen Google-Produkte verwendet, wie auch Google die selbst unternehmensintern etabliert hat. Zudem können über die Admin-Konsole spezielle Passwortrichtlinien definiert, 2-Faktor-Authentifizierung von den Nutzern gefordert werden oder es können Sicherheitsschlüssel für die einzelnen Nutzer verwaltet werden.

Gmail & Google Workspace Funktionen als ideale Lösung 

Google Workspace bietet die ideale Lösung für die Kollaboration mit an. Für ein Unternehmen können in der Business Lösung von Gmail mehrere E-Mail-Adressen erstellt werden und mit einer Wunschdomain verknüpft. So entstehen professionelle E-Mail-Adressen wie beispielsweise Nachname@IhrFirmenname.at oder sogar zusätzliche kostenlose Mailinglisten für Gruppen wie Vertrieb@IhrFirmenname.at. 

Google Workspace bietet zudem eine große Auswahl an weiteren Funktionen und Möglichkeiten ein seriöses und vertrauenswürdiges Gesamterscheinungsbild Ihrer Firma zu ermöglichen. Beispielsweise können Mitarbeiter mithilfe des Google Workspaces über eigene Chat- und Videofunktionen kommunizieren, ein strukturiertes Datenmanagement mit Google Drive aufbauen, oder Termine mit der Kalenderfunktion verlässlich koordinieren. Besonders interessant sind die Möglichkeiten in Sachen Zusammenarbeit. Google Docs und Google Sheets ermöglichen die Bearbeitung von Dokumenten im Team und das in Echtzeit. Alle Google Workspace-Funktionen können auf jedem Device verwendet werden. Ob Smartphone, Tablet oder im Browser eines Laptops – Google Workspace ist von überall und jederzeit erreichbar. 

Wie kann Holix Ihnen behilflich sein?

Eines steht fest, eine vertrauenswürdige Firmen-E-Mail-Adresse ist unerlässlich für einen seriösen Unternehmensauftritt. Mit Google lässt sich dieser Auftritt bestens organisieren und die Zusammenarbeit mit Kollegen und Kunden auf ein Maximum erweitern und optimieren. Es sind Tools wie Gmail und Google Drive die Google Workspace für viele Millionen Nutzer tagtäglich zum idealen Partner machen. Google bietet also leistungsstarkes All-in-one-Tool an. Natürlich verstehen wir auch, dass das Angebot überwältigend sein kann, vor allem wenn man wenig Zeit hat um sich um eine so wesentliche Verbesserung selbst zu kümmern. Deshalb bieten wir bei Holix an, Google Workspace auch bei Ihnen einzuführen und die Zusammenarbeit auf das nächste Level zu heben. Dazu realisieren wir neben individuellen Firmen E-Mail-Adressen auch die Kalenderfunktion, Google Meet, Google Drive und vieles mehr. Wir bringen wir Ihnen und Ihren Mitarbeitern auch den optimalen Einsatz der einzelnen Funktionen in einer individuellen Schulung näher und bereuen Sie gerne bei Fragen.

Ihre Holix-Vorteile auf einen Blick: 

• Kostenlose Erstberatung welche Lizenzvarianten für Ihre Anforderungen am Besten geeignet ist
• Bis zu 10 % Natural-Rabatt auf Lizenzkosten von Google Workspace
• Lizenzen sicher kaufen und bezahlen
• Google Workspace 30 Tage lang kostenlos testen
• Professionelle Beratung und Support
• Wir unterstützen Sie bei der Einführung und Administration von Google Workspace

Wir sind Ihr Partner für G Suite & Google Workspace

zertifizierte Google Cloud Partner

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Gruppen E-Mail Adressen können mehren Nutzern zugeordnet werden, die dann jeweils alle an die jeweilige E-Mail Adresse gesendeten Nachrichten, direkt in Ihren Gmail Business E-Mail Konto zugestellte bekommen.

Google Workspace – Gruppen E-Mail Adressen wie info@ihredomain.at einrichten – so funktioniert es:

1. Admin Console öffnen: https://admin.google.com
2. Klick auf „Gruppen„
3. Klick auf „Gruppe erstellen“
4. Gruppen E-Mail Adresse und weitere Details zur Gruppe angeben und auf „weiter“ klicken
5. „Beiträge veröffentlichen“ für extern erlauben. Dies ist notwendig, damit E-Mails auch von außerhalb der Domain an die Gruppen E-Mail Adresse zugestellt werden.
6. Klick auf „Gruppen Mitglieder hinzufügen“ und Mitglieder hinzufügen
7. Damit die Gruppen Mitglieder auch von dieser E-Mail Adresse aus E-Mails mit Gmail versenden können, muss eine E-Mail Alias für die einzelnen Konten hinzugefügt werden
   1. Unter Gmail in Ihrem G Suite Account auf „Einstellungen“ Klicken und im Reiter Konten durch Klick auf „Weitere E-Mail-Adressen hinzufügen“ die Gruppen E-Mail-Adresse und den gewünschten Absender namen einfügen.

Siehe auch Detailbeschreibung zur Verwendung von Gruppen in der G Suite finden Sie unter https://support.google.com/a/answer/33343?hl=de&ref_topic=25840