Google Calendar, das ein wesentliches Feature von Google Workspace ist, stellt eine ausgezeichnete Alternative zu Terminplanungsprogrammen wie Calendly dar. Erst recht, wenn Sie bereits weitere Features von Google Workspace, wie etwa Google Meet, verwenden, da diese sich perfekt mit Google Calendar verwenden lassen.

Kennen Sie das Feature von Google Calendar, um online Terminpläne zu erstellen und Termine zu buchen? Vielleicht haben Sie schon davon gehört, aber Sie sind sich bei der Online-Terminbuchung unsicher bzw. nicht mit allen Möglichkeiten vertraut?

Dann möchten wir Sie Schritt für Schritt durch die Anleitung führen, wie Sie ganz einfach Terminvereinbarungen über Google Calendar vornehmen können

Freischalten der Online-Terminbuchung in Google Calendar

1. Gehen Sie in Ihren Google Calendar und klicken Sie oben rechts auf das Einstellungssymbol. 

2. Unter „Allgemein“ wählen Sie dann „Terminplan“ aus. Hier setzen Sie das Häkchen unter „Terminpläne anstelle von Zeitblöcken erstellen“. (Sollten Sie diese Option nicht sehen, dann verwenden Sie höchstwahrscheinlich einen kostenfreien Google-Account oder eine Google Workspace-Version, die dieses Feature nicht ermöglicht.)
3. Gehen Sie dann zurück zu Ihrer Google Calendar-Übersicht (Pfeil am linken Bildschirmrand neben „Einstellungen“).

Einen Online-Terminplan erstellen

1. Klicken Sie zunächst oben links auf „Eintragen“ und danach im Drop-Down-Menü auf „Terminplan“.

2. Am linken Bildschirmrand öffnet sich eine Seitenleiste. Geben Sie zunächst einen Titel ein, z.B. Beratung.
3. Wählen Sie die Länge des Termins aus, z.B. 30 Minuten.
4. Unter „Allgemeine Verfügbarkeit“ können Sie festlegen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten Sie generell verfügbar sind und wann nicht. 

• Bereits im Kalender bestehende Termine werden bei der Verfügbarkeit berücksichtigt. 
• Haben Sie mehrere Time Slots an einem Tag zur Verfügung, können Sie diese über den ✚ Button hinzufügen.

5. Unter „Zeitfenster für Reservierungen“ können Sie angeben, wieviele Tage und Stunden im Voraus ein Termin gebucht werden kann und ab wann Ihr Online-Terminplan gültig ist.
6. Sollten Sie an einem Tag, an dem Sie gewöhnlich verfügbar sind, keine Termine annehmen, z.B. wegen Urlaub oder einem privaten Termin, dann können Sie das unter dem Punkt „Angepasste Verfügbarkeit“ angeben.
7. Wenn Sie einen Zeitpuffer zwischen den einzelnen Terminen benötigen und nur eine bestimmte Anzahl an Terminen pro Tag annehmen, haben Sie unter „Einstellungen für reservierte Termine“ hierzu die Möglichkeit.
8. Klicken Sie auf „Weiter“, um auf die nächste Seite zu gelangen. 

9. Wählen Sie die Art bzw. den Ort des Termins aus: Google Meet Online-Konferenz, Vor-Ort, per Telefon.
10. Zusätzlich können Sie eine kurze Beschreibung zum Inhalt des Meetings erstellen.
11. Außerdem können Sie ein Reservierungsformular zusammenstellen, mit dessen Hilfe Sie allen notwendigen Informationen von der Person einholen können, die Sie buchen möchte.

• Vorname, Name und E-Mail-Adresse sind Pflichtfelder. Zusätzlich können Sie die Telefonnummer sowie benutzerdefinierte Angaben abfragen.

12. Des Weiteren können Sie einstellen, ob und wann der Terminersteller eine E-Mail zur Erinnerung erhält.

Einen Online-Terminplan teilen

1. Wenn Ihr Terminplan erstellt ist, können Sie diesen als Link in E-Mails verschicken. Dazu gehen Sie einfach auf „Freigeben“ und kopieren den Link in eine E-Mail.

Wichtig: Diese Möglichkeit Termine online zu buchen funktioniert auch dann, wenn derjenige, der Sie buchen möchte, selbst keinen Google Account besitzt.

2. Mit dem Öffnen des Kalenders kann ein freier Termin durch Anklicken ausgewählt werden

3. Es öffnet sich nun das Reservierungsformular, das alle notwendigen Informationen abfragt, die Sie unter Punkt 12 im vorherigen Abschnitt definiert haben.

4. Nachdem die Online-Terminbuchung vom Terminsteller abgeschickt wurde, erhalten Sie automatisch einen Eintrag in Ihrem Kalender sowie eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Sie eine Buchung erhalten haben.
5. Je nachdem, was Sie unter Punkt 14 „Einen Online-Terminplan erstellen“ angegeben haben, erhält der Terminsteller vor dem Termin eine Erinnerungsmail.

Einen Terminplan bearbeiten

Es gibt zwei Möglichkeiten den Terminplan zu bearbeiten:

1. Klicken Sie einfach in Ihren Terminplan, das Bearbeitungsfenster öffnet sich. Durch einen Klick auf den Stift kommen Sie in den Bearbeitungsmodus.

2. Markieren Sie einen Tag und eine Zeit, die Sie Ihrem Terminplan hinzufügen wollen. Daraufhin öffnet sich ein neues Bearbeitungsfenster.

   Klicken Sie oben im Reiter auf Terminplan.

   Sie haben dann die Wahl einen komplett neuen Terminplan zu erstellen oder eine neue Verfügbarkeit zu einem bereits bestehenden Terminplan hinzuzufügen.

Einen Terminplan löschen

1. Öffnen Sie Ihren Terminplan durch Anklicken und gehen dann auf das Löschen-Zeichen oben rechts im Bearbeitungsfenster. 

2. Sie können dann auswählen, welche Verfügbarkeiten gelöscht werden sollen (für eine bestimmte Woche, alle Verfügbarkeiten etc.).

Wichtig: Bereits gebuchte Termine werden dadurch nicht gelöscht und sind weiterhin im Kalender aktiv. Jedoch ist die Buchungsseite nicht mehr verfügbar.

Wenn Sie mehr zu Google Workspace erfahren möchten, dann vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Beratungstermin.

Projektmanagement-Tools: Wozu braucht man das eigentlich

Der Sinn hinter jeder Projektmanagement-Software ist schnell erklärt: Sie unterstützt Unternehmen und Projektteams bei der Ausarbeitung und Durchführung von Projekten. Zu ihren zentralen Funktionen zählen Projektplanung und -steuerung, Ressourcenmanagement, Projektcontrolling und Zeiterfassung.

Um den Erfolg eines Projektes sicherzustellen, müssen Projektleiter und Führungskräfte zu jeder Zeit den Überblick über alle Komponenten des Projektmanagements behalten. Aufgrund der zunehmenden Projektkomplexität und der steigenden Anzahl an Beteiligten ist ein passgenaues Projektmanagement-Tool daher heutzutage essentiell.

Für den Begriff Projektmanagement-Software bzw. Projektmanagement-Tool gibt es keine einheitliche Definition, was dazu führt, dass es eine Vielzahl an Produkten verschiedener Anbieter auf dem Markt gibt, die in diese Kategorie fallen. Sie unterscheiden sich vor allem hinsichtlich ihrer Benutzerfreundlichkeit und ihrer Features sowie in Bezug auf ihre Komplexität, von Einsteiger-Software bis hin zu komplexeren Multi-Projektmanagement-Systemen.

Entscheidend für die Auswahl des geeigneten Projektmanagement-Tools sind die individuellen Projekt- und Arbeitsanforderungen sowie die geplanten Einsatzbereiche.

Welche Vor- und Nachteile bringt eine Projektmanagement-Software mit sich?

Die Vorteile eines Projektmanagement-Tools liegen klar auf der Hand:

• Die Projektorganisation erfolgt zentral auf einer Plattform und ist als Cloud-Lösung zudem mobil von überall aus verfüg- und nutzbar.
• Eine Projektmanagement-Software ermöglicht die Etablierung eines standardisierten Prozesses.
• Dank des Projektmanagement-Tools erhalten alle Beteiligten einen Gesamtüberblick über das Projekt zu wichtigen Kenngrößen wie die Qualität, Zeit und Kosten. Das wiederum erhöht die Transparenz.
• Das Projektteam behält dadurch die optimale Kontrolle über das Projekt und jede einzelne Projektphase und das über die gesamte Dauer des Projektes hinweg. Somit können die Kosten eines Projektes besser kontrolliert und Ressourcen wie Personal und Rohstoffe effizienter eingesetzt werden.

Die Nachteile einer Projektmanagement-Software beschränken sich überwiegend auf den Faktor Zeit. Zunächst nimmt die Suche und Auswahl der richtigen Software Zeit in Anspruch. Im Anschluss müssen alle Projektmitarbeiter intensiv in die neue Software eingearbeitet werden, um sie einerseits bestmöglich bedienen zu können und um sie andererseits als ihr Arbeitstool zu akzeptieren.

Hinzukommen die Kosten für die Anschaffung eines Projektmanagement-Tools.

Die Vorteile überwiegen gegenüber den Nachteilen jedoch um ein Deutliches, da ihre Anschaffung ausschlaggebend für den Erfolg eines Projektes ist.

Asana und Monday.com: Die zwei Größen im Projektmanagement

Wie bereits im ersten Abschnitt beschrieben, gibt es eine Vielzahl an Produkten und Anbietern von Projektmanagement-Tools. Zwei der größten und beliebtesten Anbieter von Projektmanagement-Lösungen sind Asana und Monday.com.

Für viele Interessenten stellt sich nun die Frage: Welcher der beiden Anbieter ist der Bessere und für welche der beiden Software-Lösungen sollten sich potenzielle Kunden entscheiden.

Doch was steckt eigentlich hinter den beiden Namen?

Was ist Asana?

Asana ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Lösung, die vor allem auf die Bedürfnisse und Herausforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen ausgerichtet ist.

Die Software bietet eine Komplettlösung in den Bereichen Task Management, Kollaborationen, Dokumenten-Management, Workflow Management, Portfolio Management und mehr.

Mit Asana können Sie den Aufgabenfortschritt in verschiedenen Ansichten wie Listen, Kalendern, Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen nachverfolgen.

Es bietet knapp 200 Integrationen, damit Sie einfach und schnell zwischen all den verschiedenen Softwareprogrammen, die Sie verwenden, hin und her wechseln können,

Darüber hinaus unterstützen die in Asana integrierten Kommunikationstools die Zusammenarbeit auf der Teamebene und erleichtern die schnelle und effektive Kommunikation. Damit ist Asana weit mehr als ein reines Projektmanagement-Tool. Denn neben den klassischen Instrumenten der Projektplanung ermöglicht Asana zudem einen flexiblen und bedarfsorientierten Personaleinsatz. Asana findet daher auch speziell im Bereich des Workforcemanagement seine Anwendung.

Asana wird vor allem aufgrund seiner intuitiven Benutzerfreundlichkeit weltweit geschätzt.

Was ist Monday.com?

Auch bei Monday.com handelt es sich um ein cloudbasiertes Anwendungsprogramm. Die Projektmanagement-Suite des Programms ermöglicht den Nutzern, jeden einzelnen Schritt innerhalb des Projektmanagements in einem einzigen Bereich zu integrieren.

Wie bei Asana können auch bei Monday Aufgaben nachverfolgt, der Projektstatus visualisiert, die Zusammenarbeit erleichtert, die Transparenz erhöht und Dokumente gespeichert werden.

Monday bietet eine Plattform, in dem alle Teammitglieder bevorstehende Aufgaben nachverfolgen, bei jedem Projektschritt zusammenarbeiten, den Fortschritt durch verschiedene Tools wie Statistiken und Planungsoptionen abbilden und alles auf einer einzigen Plattform speichern können, die zu jederzeit für jedes Teammitglied zugänglich ist.

Asana vs. Monday.com: Worin unterscheiden sie sich voneinander?

Bei unserem Vergleich möchten wir vor allem tiefer auf die Punkte Workflow Management, Task Management, Portfolio Management und die Themen Sicherheit und Integration eingehen.

Asana vs. Monday.com: Ein Fazit

Sowohl Asana als auch Monday.com bringen einige positive als auch negative Aspekte mit sich. Beide Projektmanagement-Tools sind für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert und haben teilweise ähnliche Ansätze.

Uns haben jedoch die folgenden Punkte von Asana besonders überzeugt:

• Benutzerfreundliches Interface: Asana hat eine einfach zu bedienende und intuitive Oberfläche, die auch für Anfänger schnell verständlich ist.
• Anpassungsfähigkeit: Asana bietet Ihnen die Möglichkeit, fast jede Funktion, die Sie ausführen, anzupassen.
• Integrationen: Asana ermöglicht über 200 Integrationen mit verschiedensten Unternehmen von Softwareprogrammen.
• Mehrere Ansichten: Die Ansichten können je nach individueller Präferenz verwaltet werden. Sie haben zum Beispiel die Wahl aus Listen, Zeitleisten und Boards.
• Team-Zusammenarbeit: Teams können in Asana in einem einzigen Tool miteinander kommunizieren. So erhalten Sie den Überblick über mehrere Projekte und Portfolios gleichzeitig. Zudem können sich verschiedene Teams gegenseitig in ihrer Arbeit unterstützen.

Vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Beratungstermin mit uns und erfahren Sie mehr über die Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten von Asana.