Spätestens seit Apple seine iCloud erstmals der Weltöffentlichkeit präsentiert hat, ist der Begriff Cloud aus dem Wortschatz des digitalen Zeitalters nicht mehr wegzudenken.
Vor allem im privaten Bereich machen User täglich regen Gebrauch von dieser Technologie. Bilder, Videos, Musik und andere Dateien werden besonders aus Speicherplatzgründen, aber auch zum gegenseitigen Austausch, einfach ins Internet ausgelagert, da die dort vorhandenen Kapazitäten schier unendlich erscheinen.
Im Gegensatz zu privaten Usern stehen deutsche Unternehmen der Cloud-Technologie weitaus skeptischer gegenüber. Allen voran werden Sicherheitsbedenken und der Schutz sensitiver und streng vertraulicher Unternehmensdaten als Gründe genannt.
Cloud Computing: Was ist das eigentlich?
Um sich mit der Frage nach den Vor- und Nachteilen sowie den Mythen zur Cloud-Nutzung auseinandersetzen zu können, sollte ein Blick darauf geworfen werden, was sich hinter dem Begriff Cloud bzw. Cloud Computing eigentlich verbirgt.
Cloud Computing ist die bedarfsorientierte Bereitstellung von IT-Diensten, einschließlich Servern, Netzwerken, Softwareanwendungen, Datenspeicherung und Datenverarbeitung, über das Internet und nicht über lokale Netzwerke. Daher auch der Gedanke der Cloud, einer Wolke, die sinnbildlich für das Internet steht, in der alle Datenvorgänge außerhalb der eigenen Umgebung ablaufen.
Gezahlt wird nur für die Anwendungen und Cloud-Dienste, die genutzt werden. Dieses Verfahren wird als Pay-as-you-go, oder kurz: PAYG, bezeichnet. In diesem Ansatz steckt viel Potenzial zur Senkung der Betriebskosten von Unternehmen sowie Möglichkeiten zur Skalierung.
Im Zeitalter digitaler Arbeitswelten müssen Unternehmen jeder Größe in der Lage sein, von Computern, Tablets oder Smartphones aus auf ihre Daten und Anwendungen zugreifen zu können, egal ob sie im Büro, im Außendienst oder anderweitig unterwegs sind. Cloud Computing bietet diesen ortsunabhängigen Zugriff über eine Internetverbindung.
Positiver Trend bei der Nutzung von Cloud-Services in deutschen Unternehmen
Grundsätzlich setzen immer mehr Unternehmen in Deutschland auf Cloud-Lösungen anstatt auf herkömmliche, lokale IT-Strukturen.
Lag der Anteil 2014 gerade mal bei 11%, und damit 7% hinter dem EU-Durchschnitt, so nutzten im Jahr 2021 bereits 42% der deutschen Unternehmen mit mindestens 10 Mitarbeitern Cloud-Dienste. Somit holten deutsche Unternehmen in 7 Jahren rasant auf und liegen nun mit 1% sogar knapp über dem EU-Durchschnitt von 41%. [Quelle]
In rationalen Zahlen gesprochen, setzen aktuell rund 1,25 Millionen Unternehmen in Deutschland auf Cloud-Lösungen.
Sicherheitsbedenken als Hauptargument gegen Cloud-Lösungen
Die anfängliche Skepsis, die auch heute noch in vielen Chefetagen gegenwärtig ist, beruht vor allem auf Sicherheitsbedenken bzgl. der Datensicherheit. Die Herausgabe von sensitiven, streng vertraulichen Unternehmensdaten und Geschäftsgeheimnissen treibt vor allem Führungskräften und Vorständen Angstschweiß auf die Stirn, steht doch nichts geringeres als die Existenz ihres Unternehmens auf dem Spiel.
Daher vertrauen Unternehmen nur äußerst ungern auf Drittanbieter, wenn es um ihre Datenspeicherung geht. Sie setzen lieber auf eigene IT-Abteilungen und den Aufbau lokaler IT-Netze innerhalb der Firmenstruktur.
Der Gedanke dahinter: Im unternehmenseigenen lokalen Netz haben Unternehmen volle Kontrolle über Firmendaten, sodass diese besser vor Angriffen aus dem Internet geschützt sind. Das ist jedoch ein Mythos.
Nachteile herkömmlicher IT-Lösungen
Keine Firma kann sich komplett vom Internet abschotten und ist somit genauso von außen aus dem Internet erreichbar wie ein Cloud-Provider.
Den vom Internetanbieter zur Verfügung gestellten Geräten, wie etwa dem Router mit integrierter Firewall, wird blind vertraut, ohne in Frage zu stellen, ob die Geräte überhaupt für den Unternehmensbedarf geeignet sind. Oft ist das nicht der Fall.
Speziell für den Business-Bereich konzipierte Firewalls sind dagegen mittlerweile sehr weit entwickelt und verfügen über weitreichende Funktionen. Die Kehrseite: Der Wartungs- und Lizenzbedarf ist entsprechend hoch. Und das hat seinen Preis, der teilweise bis in die Zehntausende gehen kann, je nach Unternehmensgröße und Sicherheitsbedarf.
Ein weiterer Kostenfaktor: Mit der zunehmenden Nachfrage nach Home Office-Möglichkeiten müssen sich Unternehmen zwangsläufig für den Datenverkehr in und aus dem Internet öffnen, um als Arbeitgeber attraktiv zu sein. Dafür müssen zusätzlich sicherheitstechnische Standards implementiert werden, was weitere Kosten verursacht.
Hinzu kommt die schlechte Skalierbarkeit: Im Gegensatz zu Cloud-Lösungen ist die Skalierbarkeit der Inhouse IT-Lösungen meist mit dem Kauf zusätzlicher Hardware und deren Konfiguration verbunden. Cloud-Lösungen können hingegen meist per Knopf-Klick innerhalb kürzester Zeit erweitert werden.
IT-Lösungen für Unternehmen: Eine generelle Frage des Vertrauens
Was viele Unternehmen in ihrer Argumentation für lokale IT-Lösungen und gegen Cloud-Anbieter vergessen: Die gesamte IT muss meist ohnehin aufgrund fehlender Kapazitäten und Fachkenntnisse ausgelagert werden. Sei es über den Aufbau einer speziellen IT-Abteilung, die nicht selten mit Externen besetzt ist, oder über externe Dienstleister.
Auch in diesem Fall haben Geschäftsführung und Führungskräfte aufgrund mangelndem IT-Fachwissens nicht die Möglichkeit nachzuvollziehen, wie sicher ihre Daten sind.
Im Kern der Sache geht es den meisten Unternehmen um Vertrauen. Wenn sensitive Dateien nicht mehr direkt vor Ort aufbewahrt werden, kommt schnell die Frage auf, wie geschützt diese dann überhaupt sind. In der Argumentation vieler Unternehmen kommt hinzu, dass Cloud-Dienste im Vergleich zu lokalen IT-Lösungen noch relativ neu sind.
Dabei liegen die Sicherheits-Vorteile von Cloud-Diensten klar auf der Hand.
Sicherheitsvorteile von Cloud-Lösungen für Unternehmen
1) Sicherheit von Cloud-Lösungen
Die Sicherheitsinfrastruktur einer Cloud ist meist weitaus besser für die Ablage und Absicherung von Daten geeignet als herkömmliche, lokale Infrastrukturen. Eine derartige Absicherung, wie sie von professionellen Cloud-Anbietern angeboten wird, verursacht mitunter sehr hohe Aufwände hinsichtlich Kosten und Arbeitszeit. Professionelle Cloud Anbieter, wie z.B. Google Workspace, verfügen über ein umfassendes Sicherheitskonzept, das höchsten Anforderungen gewachsen ist und regelmäßig auditiert wird.
So ermöglichen Cloud-Lösungen einen besseren Zugang zu zahlreichen hochmodernen Tools, um eine lückenlose Absicherung zu gewährleisten.
Zudem können Zugriffsrechte über Identity Access Management Konsolen nach strengen Vorgaben verwaltet werden. Des Weiteren gehört die Möglichkeit einer 2-Faktor-Authentifizierung bei einem Großteil der Cloud-Anbieter zum Standardrepertoire.
2) Automatisierte Software-Updates
Entscheiden sich Unternehmen für eine Cloud-Lösung, sind sie von der eigenverantwortlichen Durchführung von Sicherheitsupdates und dem Tracken von Sicherheitsschwachstellen befreit.
Die Bereitstellung von relevanten Software-Updates liegt nun ausschließlich in der Verantwortung des Cloud Providers.
Das verringert zum einen die Gefahr, dass wichtige Updates verpasst werden. Zum anderen können die dadurch freiwerdenden Ressourcen anderweitig eingesetzt werden.
3) Verschlüsselung von Daten
Clouds bieten die mit unter sichersten und robustesten Verschlüsselungen an, so dass es faktisch fast unmöglich ist, Daten zu entschlüsseln.
Die Geheimhaltung und Sicherheit der Daten wird meist über zweierlei Verschlüsselungsarten gewährleistet: im Ruhezustand sowie während der Übertragung in bzw. aus der Cloud.
Verschlüsselungen sorgen beispielsweise auch dafür, dass der Cloud-Anbieter die Dateninhalte zwar verwalten, aber nicht einsehen kann und sie somit für ihn unbrauchbar werden. So bietet z.B. Google Workspace eine Verschlüsselung der Daten auf Kundenseite (client-side encryption), die gewährleistet, dass sensible Daten in der Cloud stets verschlüsselt abgelegt werden.
4) Skalierbarkeit
Die Möglichkeit der Skalierbarkeit der Cloud bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich. So können Cloud-Lösungen einfach erweitert werden und wachsen mit dem Unternehmen.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist auch hier wieder das Thema Kosten. So können im Gegensatz zu früher oder zu lokalen IT-Lösungen Speicherkapazitäten und verbesserte Netzwerkfunktionen ohne großen Aufwand und gegen eine kleine Gebühr schnell umgesetzt werden.
Zudem ermöglicht die Skalierbarkeit der Cloud Unternehmen mehr Flexibilität, indem Unternehmen auf schnellere und effizientere IT-Systeme zugreifen können.
Fazit
Zusammenfassend ist der größte Vorteil von Cloud-Lösungen, dass die meisten Aufgaben von Datenpflege und Wartung über Aktualisierung bis hin zur Verschlüsselung der Daten auf den Cloud-Provider übertragen werden.
Unternehmen können ohne Umschweife mit der Nutzung der Cloud-Dienste beginnen und sich voll und ganz auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Ressourcen werden entlastet und Kapazitäten werden frei. Cloud-Lösungen führen somit nicht nur zu einer Verbesserung der Sicherheit, sondern bieten Wachstumspotenziale, neue technische Möglichkeiten sowie mehr Kostentransparenz und -kontrolle.
Dem steht zwar der Verlust der alleinigen Datenhoheit und ein gewisses Maß an Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter gegenüber. Doch überwiegen die Vorteile von Cloud-Diensten signifikant, was 1,25 Millionen deutsche Unternehmen bereits erkannt haben.
Wir sind lizenzierter Cloud-Partner verschiedener Cloud-Lösungen und bieten unsere Unterstützung und Expertise, indem wir aus unserem Portfolio das Produkt auswählen, das für das Anliegen und die Unternehmensziele unserer Kunden am besten geeignet ist.
Sie sind auf der Suche nach einer Cloud-Lösung? Dann kontaktieren Sie uns noch heute für einen Beratungstermin.
Google Calendar, das ein wesentliches Feature von Google Workspace ist, stellt eine ausgezeichnete Alternative zu Terminplanungsprogrammen wie Calendly dar. Erst recht, wenn Sie bereits weitere Features von Google Workspace, wie etwa Google Meet, verwenden, da diese sich perfekt mit Google Calendar verwenden lassen.
Kennen Sie das Feature von Google Calendar, um online Terminpläne zu erstellen und Termine zu buchen? Vielleicht haben Sie schon davon gehört, aber Sie sind sich bei der Online-Terminbuchung unsicher bzw. nicht mit allen Möglichkeiten vertraut?
Dann möchten wir Sie Schritt für Schritt durch die Anleitung führen, wie Sie ganz einfach Terminvereinbarungen über Google Calendar vornehmen können
Freischalten der Online-Terminbuchung in Google Calendar
- Gehen Sie in Ihren Google Calendar und klicken Sie oben rechts auf das Einstellungssymbol.
- Unter „Allgemein“ wählen Sie dann „Terminplan“ aus. Hier setzen Sie das Häkchen unter „Terminpläne anstelle von Zeitblöcken erstellen“. (Sollten Sie diese Option nicht sehen, dann verwenden Sie höchstwahrscheinlich einen kostenfreien Google-Account oder eine Google Workspace-Version, die dieses Feature nicht ermöglicht.)
- Gehen Sie dann zurück zu Ihrer Google Calendar-Übersicht (Pfeil am linken Bildschirmrand neben „Einstellungen“).
Einen Online-Terminplan erstellen
- Klicken Sie zunächst oben links auf „Eintragen“ und danach im Drop-Down-Menü auf „Terminplan“.
- Am linken Bildschirmrand öffnet sich eine Seitenleiste. Geben Sie zunächst einen Titel ein, z.B. Beratung.
- Wählen Sie die Länge des Termins aus, z.B. 30 Minuten.
- Unter „Allgemeine Verfügbarkeit“ können Sie festlegen, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten Sie generell verfügbar sind und wann nicht.
- Bereits im Kalender bestehende Termine werden bei der Verfügbarkeit berücksichtigt.
- Haben Sie mehrere Time Slots an einem Tag zur Verfügung, können Sie diese über den ✚ Button hinzufügen.
- Unter „Zeitfenster für Reservierungen“ können Sie angeben, wieviele Tage und Stunden im Voraus ein Termin gebucht werden kann und ab wann Ihr Online-Terminplan gültig ist.
- Sollten Sie an einem Tag, an dem Sie gewöhnlich verfügbar sind, keine Termine annehmen, z.B. wegen Urlaub oder einem privaten Termin, dann können Sie das unter dem Punkt „Angepasste Verfügbarkeit“ angeben.
- Wenn Sie einen Zeitpuffer zwischen den einzelnen Terminen benötigen und nur eine bestimmte Anzahl an Terminen pro Tag annehmen, haben Sie unter „Einstellungen für reservierte Termine“ hierzu die Möglichkeit.
- Klicken Sie auf „Weiter“, um auf die nächste Seite zu gelangen.
- Wählen Sie die Art bzw. den Ort des Termins aus: Google Meet Online-Konferenz, Vor-Ort, per Telefon.
- Zusätzlich können Sie eine kurze Beschreibung zum Inhalt des Meetings erstellen.
- Außerdem können Sie ein Reservierungsformular zusammenstellen, mit dessen Hilfe Sie allen notwendigen Informationen von der Person einholen können, die Sie buchen möchte.
- Vorname, Name und E-Mail-Adresse sind Pflichtfelder. Zusätzlich können Sie die Telefonnummer sowie benutzerdefinierte Angaben abfragen.
- Des Weiteren können Sie einstellen, ob und wann der Terminersteller eine E-Mail zur Erinnerung erhält.
Einen Online-Terminplan teilen
- Wenn Ihr Terminplan erstellt ist, können Sie diesen als Link in E-Mails verschicken. Dazu gehen Sie einfach auf „Freigeben“ und kopieren den Link in eine E-Mail.
Wichtig: Diese Möglichkeit Termine online zu buchen funktioniert auch dann, wenn derjenige, der Sie buchen möchte, selbst keinen Google Account besitzt.
- Mit dem Öffnen des Kalenders kann ein freier Termin durch Anklicken ausgewählt werden
- Es öffnet sich nun das Reservierungsformular, das alle notwendigen Informationen abfragt, die Sie unter Punkt 12 im vorherigen Abschnitt definiert haben.
- Nachdem die Online-Terminbuchung vom Terminsteller abgeschickt wurde, erhalten Sie automatisch einen Eintrag in Ihrem Kalender sowie eine E-Mail mit dem Hinweis, dass Sie eine Buchung erhalten haben.
- Je nachdem, was Sie unter Punkt 14 „Einen Online-Terminplan erstellen“ angegeben haben, erhält der Terminsteller vor dem Termin eine Erinnerungsmail.
Einen Terminplan bearbeiten
Es gibt zwei Möglichkeiten den Terminplan zu bearbeiten:
- Klicken Sie einfach in Ihren Terminplan, das Bearbeitungsfenster öffnet sich. Durch einen Klick auf den Stift kommen Sie in den Bearbeitungsmodus.
- Markieren Sie einen Tag und eine Zeit, die Sie Ihrem Terminplan hinzufügen wollen. Daraufhin öffnet sich ein neues Bearbeitungsfenster.
Klicken Sie oben im Reiter auf Terminplan.
Sie haben dann die Wahl einen komplett neuen Terminplan zu erstellen oder eine neue Verfügbarkeit zu einem bereits bestehenden Terminplan hinzuzufügen.
Einen Terminplan löschen
- Öffnen Sie Ihren Terminplan durch Anklicken und gehen dann auf das Löschen-Zeichen oben rechts im Bearbeitungsfenster.
- Sie können dann auswählen, welche Verfügbarkeiten gelöscht werden sollen (für eine bestimmte Woche, alle Verfügbarkeiten etc.).
Wichtig: Bereits gebuchte Termine werden dadurch nicht gelöscht und sind weiterhin im Kalender aktiv. Jedoch ist die Buchungsseite nicht mehr verfügbar.
Wenn Sie mehr zu Google Workspace erfahren möchten, dann vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Beratungstermin.
Digitalisierung und Pandemie als Treiber zu einer neuen Arbeitswelt
New Work ist zur Zeit in aller Munde. Es ist kein völlig neues Konzept, aber es kann die Arbeitswelt aufgrund zweier Entwicklungen der vergangenen Jahre grundlegend verändern.
Da ist zum einen die Digitalisierung als Ausgangspunkt. Dank der Digitalisierung von Arbeits- und Prozessabläufen können unternehmensinterne Workflows automatisiert und komplexe Arbeitsprozesse effizienter und einfacher gestaltet werden. Zudem entstehen digitale Arbeitsplätze, die die Basis für standortunabhängiges, zeitlich flexibles und mobiles Arbeiten schaffen.
Die Corona-Pandemie wiederum wirkte auf die Digitalisierung wie ein Booster. Noch nie haben so viele Menschen von zu Hause oder anderen Standorten aus gearbeitet als im Büro. Besprechungen oder Vorstellungsgespräche finden mittlerweile virtuell per Videoanruf statt.
Führungskräfte müssen sich daran gewöhnen, dass die Zeit der jahrzehntelangen Anwesenheit von Mitarbeitern in Büros vorbei ist. Das verlangt ihnen großes Vertrauen in ihre Mitarbeiter ab. Der Fokus liegt nun einzig und allein auf den Ergebnissen ihrer Mitarbeiter.
Diese Veränderungen sind Beispiele für die „neue Arbeit“ am Arbeitsplatz, welche einen enormen Einfluss auf Organisationen und ihre Prozesse haben. Die Krise hat also weltweit zu einem Umdenken geführt, wie und wo Menschen zukünftig arbeiten werden.
Was steckt hinter dem Konzept New Work?
„Neue Arbeit“ ist zu einem Oberbegriff für weitreichende Veränderungen in der Arbeitswelt geworden. New Work, auch „Arbeit 4.0“ genannt, steht sinnbildlich für die Redewendung „arbeiten, um zu leben, statt leben, um zu arbeiten“.
Geprägt wurde der Begriff von dem deutsch-amerikanischen Sozialphilosophen Frithjof Bergmann. Dieser schuf die „New Work“-Bewegung als Gegenmittel zur „alten Arbeit“, beispielsweise Fließbandarbeit, bei der der Mensch nur Mittel zum Zweck ist.
New Work ist eine Zukunftsvision, in der die Automatisierung die grundlegenden Aspekte der Funktionen eines Unternehmens übernehmen wird, damit die beruflichen Tätigkeiten für die Mitarbeiter erfüllender werden.
Das wichtigste Merkmal von New Work ist das, was Bergmann „Arbeit, die man wirklich, wirklich will“ nennt. Das bedeutet, dass man eine Arbeit findet, die mit den eigenen Träumen, Fähigkeiten und Werten übereinstimmt. Arbeitnehmer werden sich zu Jobs hingezogen fühlen, die ihnen ein Gefühl von Sinnhaftigkeit geben.
Zu den drei wichtigsten Erleichterungen von New Work gehören die Möglichkeit, von überall aus arbeiten zu können, die aktive Mitgestaltung der Unternehmensstrategie und die Verbindung auf einer tieferen, persönlichen Ebene.
Die 6 Komponenten des New Work-Konzeptes
Die praktische Umsetzung des New Work-Konzeptes erfordert folgende 6 Schlüsselkomponenten:
- Digitalisierung: Automatisierte Workflows und Arbeitsabläufe sorgen für mehr Einfachheit, Produktivität und Effektivität innerhalb von Geschäftsprozessen.
- Flexibilität: Es entstehen völlig neue Arbeitsmodelle, die sowohl zeitlich flexibel als auch standortunabhängig sind und somit effektives und mobiles Arbeiten ermöglichen.
- Agilität: Geschäftsprozesse sind so gestaltet, dass sie schnell an unvorhergesehene Ereignisse und neue Anforderungen angepasst werden können.
- Individualität: Mitarbeiter entscheiden selbstständig über ihre Leistungs- und Entwicklungsziele und werden in die Strategieentwicklung einbezogen. Selbstständige Arbeit soll gefördert und mehr Verantwortung übertragen werden. Wichtig: regelmäßiges Feedback, eine Vertrauenskultur und Fehlertoleranz.
- Neue Bürokonzepte: Flexible Arbeitsräume fördern die Kommunikation und Kreativität in fachübergreifenden und virtuellen Teams.
- Flache Hierarchien: eine moderne, demokratische Führungskultur, die geprägt ist von offener Kommunikation, kurzen Entscheidungswegen sowie Vertrauen und Wertschätzung.
New Work bei Holix: Wir schaffen neue digitale Arbeitswelten
Holix unterstützt seine Kunden dabei eine moderne Arbeitswelt zu schaffen, die sich an den Ideen von New Work orientiert.
Zusammen mit unseren Kunden kreieren wir neue einzigartige Arbeitserlebnisse, indem wir sie bei der Transformation hin zu einer digitalen Arbeitskultur unterstützen.
Basierend auf den Schlüsselkomponenten von New Work bieten wir die unterschiedlichsten Produkte und Lösungen an, um auch Ihr Unternehmen für die neue Arbeitswelt fit zu machen:
1) Im Bereich Digitalisierung und Prozessautomatisierung geben wir unseren Kunden IT-Lösungen an die Hand, mit deren Hilfe sich Unternehmensprozesse automatisieren und Workflows nahtlos in ihren Teams etablieren lassen.
Die Plattformen unserer Partner Asana und Kissflow sorgen vor allem für simple, produktive und effektive Abläufe innerhalb von Unternehmensorganisationen.
So behalten unsere Kunden immer den Überblick über alle laufenden Projekte und können die Produktivität und Effizienz ihrer Prozessschritte und Maßnahmen evaluieren und optimieren.
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2) Alle von Holix angebotenen Lösungen bieten unseren Kunden die volle Flexibilität im Arbeitsalltag.
Egal, ob Google Workspace, Asana, Kissflow oder FreshWorks – alle Produkte sind cloudbasierte Anwendungen, sodass sich Team unabhängig von Gerät oder Standort zu jeder Zeit vernetzen und zusammenarbeiten können.
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3) Begeisterte Mitarbeiter und Kunden erfordern Agilität. Zum einen geht es darum den Kunden besser zu verstehen und gezielt seine Interessen anzusprechen und gleichzeitig den Mitarbeiter beim Erledigen seiner Aufgaben zu unterstützen.
Beides erreichen Unternehmen dank der Anwendungen FreshDesk und FreshSales von FreshWorks.
Mit FreshSales optimieren unsere Kunden ihre Vertriebsprozesse und schaffen personalisierte Kauferlebnisse für ihre Kunden.
FreshDesk bietet Kundenservice-Mitarbeitern mehr Kontext und Automatisierung, um besser auf Kundenbedürfnisse einzugehen und ihnen die bestmögliche Lösung anbieten zu können.
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4) New Work rückt die Individualität von Mitarbeitern in den Fokus.
Gerade im Rahmen von Change-Prozessen wie dem New Work-Konzept ist es daher wichtig, die Stimmung der Mitarbeiter einzufangen und herauszufinden, welche Themen und Fragen sie beschäftigen.
Dank des Stimmungsbarometers, das mit Hilfe von TeamEcho erstellt wird, können Führungskräfte ihre Mitarbeiter besser verstehen lernen und zusammen mit den Mitarbeitern gezielte Maßnahmen ableiten, um sie bei ihren Entwicklungszielen bestmöglich zu unterstützen.
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5) Aufgrund neuer Bürokonzepte ist ein fester Arbeitsplatz an einem Unternehmensstandort oft nicht mehr notwendig. Neben dem klassischen Homeoffice entstehen immer mehr „Remote Konzept“, wie etwa Coworking Spaces.
Umso wichtiger ist es dann, dass alle Teammitglieder stets vernetzt sind und uneingeschränkt miteinander kommunizieren und agieren können.
Google Workspace deckt das gesamte Spektrum des Arbeitsalltags ab und bietet damit eine ganzheitliche Office-Lösung an, um produktiv und effizient zu arbeiten und mit dem gesamtem Team vernetzt zu bleiben. Mit Google Workspace können Sie beispielsweise über Gmail Mails versenden, mit Google Calender Termine planen und dank Google Meet auch Online-Meetings organisieren.
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6) Flache Hierarchien setzen einen offenen Austausch und kurze Kommunikationswege sowie Vertrauen und Wertschätzung voraus.
Dank Kollaborationstools wie Google Workspace mit seinen zahlreichen Features wie Google Chat oder Google Meet sind die Führungskräfte meist nur noch einen Klick entfernt.
Mit der Mitarbeiterfeedback-Plattform TeamEcho geben Unternehmen ihren Mitarbeitern eine Stimme und damit die Möglichkeit, ihre (Un-)Zufriedenheit, ihre Wünsche und auch Sorgen zum Ausdruck zu bringen.
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Wenn auch Sie Ihr Unternehmen auf das New Work-Zeitalter umstellen möchten, dann vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Beratungstermin mit uns und erfahren Sie, wie wir dies gemeinsam umsetzen können.
Kontextsensitiver Zugriff: Was das ist und wofür es gebraucht wird
Mit Hilfe der Sicherheitsoption „Kontextsensitiver Zugriff“ können Sie als Google Workspace Administrator mit den Google Workspace Enterprise-Versionen umfassende Richtlinien für den Zugriff auf Ihre Google Workspace-Umgebung festlegen.
Auf dieser Grundlage erhalten Sie mehr Kontrolle darüber, welche Nutzer wie, wann und wo auf Ihre Google Workspace-Ressourcen zugreifen können.
Basierend auf Attributen wie der Identität des Nutzers, dem Standort, dem Sicherheitsstatus des Geräts oder der IP-Adresse können Sie unterschiedliche Zugriffsebenen einrichten.
Sie können nach wie vor die 2-Faktor-Verifizierung, auch Multi-Faktor-Authentifzierung genannt, anwenden und für alle Mitglieder Ihrer Organisationseinheit oder Ihres Teams festlegen.
Durch die Ausweitung dieser Richtlinien auf andere Google Workspace-Tools – wie beispielsweise Google Drive für die Desktop-App oder die Verwendung von Google Mail in einem mobilen Browser – erhalten Administratoren jedoch zusätzliche, kontextabhängige Kontrolle.
Anwendungsbeispiele für kontextsensitiven Zugriff
Mit Hilfe des kontextsensitiven Zugriffs können u.a. folgende Einstellungen festgelegt werden:
- Der Zugriff auf Apps wird nur von unternehmenseigenen Geräten erlaubt.
- Der Zugriff auf Google Drive wird nur erlaubt, wenn das Speichergerät eines Nutzers verschlüsselt ist.
- Der Zugriff auf Apps kann eingeschränkt werden, wenn dieser außerhalb des Unternehmensnetzwerks erfolgt.
Zudem lassen sich mehrere Anwendungsfälle in einer Richtlinie kombinieren. Zum Beispiel kann der Zugriff auf eine App nur dann ermöglicht werden, wenn es sich um unternehmenseigene und verschlüsselte Geräte handelt, die dazu noch mit der Mindestversion eines Betriebssystems ausgestattet sein müssen.
Vorgehensweise zur Einrichtung von kontextsensitiven Zugriffsrichtlinien
- 1. Öffnen Sie die Google Admin Konsole und klicken Sie auf der linken Seite auf den Bereich „Sicherheit“.
- Klicken Sie dann auf den Punkt „Zugriffs- und Datenkontrolle“. Im Drop-Down-Menü gehen Sie dann auf „Kontextsensitiver Zugriff“.
- Im Anschluss klicken Sie auf den obersten Bereich mit dem Namen „Zugriffsebenen“.
- Auf der nächsten Seite sehen Sie alle bereits angelegten Zugriffsebenen. Haben Sie noch keine Zugriffsebenen angelegt, ist der Bereich entsprechend leer.
- Um eine neue Zugriffsebene anzulegen, nutzen Sie oben rechts den Link „Zugriffsebene erstellen“.
- Unter „Details“ hinterlegen Sie einen Namen für die entsprechende Zugriffsebene und ggf. eine kurze Beschreibung.
6. Im Bereich „Bedingungen“ können Sie eine oder mehrere Bedingungen zu dieser Zugriffsebene hinterlegen.
- Hier wird unter „Basic“ und „Erweitert“ unterschieden. „Basic“ bietet Ihnen bereits vordefinierte Bedingungen an, z.B. den Standort oder die IP-Adresse.
- Um eine Bedingung zu erstellen, klicken Sie auf das Drop-Down-Menü, wählen das entsprechende Attribut aus und verknüpfen es mit weiteren Eigenschaften.
- Ein Beispiel: Standort ist Österreich, bedeutet: Nutzer haben nur dann Zugriff, wenn sie sich in Österreich befinden. Sie können diese Bedingung mit weiteren Attributen verknüpfen. Beispiel: Die IP-Adresse ist eine unternehmenseigene IP-Adresse. In diesem Fall erhalten Nutzer ausschließlich am Unternehmensstandort in Österreich Zugriff. Arbeiten in einem Café oder von Zuhause aus ist dann nicht möglich.
8. Haben Sie Ihre Bedingungen erstellt, klicken Sie unten rechts auf den „Speichern“-Button.
7. Unter dem Reiter „Erweitert“ können Sie weitere Bedingungen anlegen, falls die Attribute unter dem Reiter „Basic“ nicht ausreichen.
-
- Beispiel: Sie möchten den Zugriff mit dem Vorhandensein eines speziellen Sicherheitszertifikats verbinden. Verwendet wird hier die Common Expression Language. Unter dem Link „Weitere Informationen“ erfahren Sie mehr dazu im Detail.
8. Haben Sie Ihre Bedingungen erstellt, klicken Sie unten rechts auf den „Speichern“-Button.
9. Im nächsten Schritt muss Ihre eben erstellte Zugriffsebene den entsprechenden Google-Apps zugewiesen werden. Dazu gehen Sie auf den Button „Zugriffsebenen zuweisen“.
10. Wählen unter „Organisationseinheiten suchen“ den Namen der von Ihnen erstellten Zugriffsebene aus.
- Dann wählen Sie die Apps aus, die mit der Zugriffsebene verbunden werden sollen und gehen auf „Zuweisen“.
11. Im Anschluss öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in welchem Sie erneut die entsprechende Zugriffsebene auswählen, indem Sie ein Häkchen in das Kästchen setzen.
- Das Häkchen bei „Auf Desktop- und mobile Apps von Google anwenden“ sollte immer gesetzt sein, um den Zugriff auf allen Endgeräten zu ermöglichen.
- Dann auf „Speichern“ klicken.
12. Zum Schluss gehen Sie oben auf „Kontextsensitiver Zugriff“, um zur vorherigen Seite zurückzukehren.
13. Klicken Sie auf „Aktivieren“. Erst dann funktioniert die von Ihnen angelegte Zugriffsrichtlinie.
Wir unterstützen unsere Kunden bei der Einrichtung und optimalen Konfiguration von Google Workspace, so auch beim Thema Sicherheit und Zugriffsrichtlinien. Dabei gehen wir mit ihnen im Einführungsprojekt nach einem erprobten Phasenmodell für das Rollout vor.
Vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Beratungstermin mit uns und erfahren Sie mehr über die Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten von Google Workspace.
Projektmanagement-Tools: Wozu braucht man das eigentlich
Der Sinn hinter jeder Projektmanagement-Software ist schnell erklärt: Sie unterstützt Unternehmen und Projektteams bei der Ausarbeitung und Durchführung von Projekten. Zu ihren zentralen Funktionen zählen Projektplanung und -steuerung, Ressourcenmanagement, Projektcontrolling und Zeiterfassung.
Um den Erfolg eines Projektes sicherzustellen, müssen Projektleiter und Führungskräfte zu jeder Zeit den Überblick über alle Komponenten des Projektmanagements behalten. Aufgrund der zunehmenden Projektkomplexität und der steigenden Anzahl an Beteiligten ist ein passgenaues Projektmanagement-Tool daher heutzutage essentiell.
Für den Begriff Projektmanagement-Software bzw. Projektmanagement-Tool gibt es keine einheitliche Definition, was dazu führt, dass es eine Vielzahl an Produkten verschiedener Anbieter auf dem Markt gibt, die in diese Kategorie fallen. Sie unterscheiden sich vor allem hinsichtlich ihrer Benutzerfreundlichkeit und ihrer Features sowie in Bezug auf ihre Komplexität, von Einsteiger-Software bis hin zu komplexeren Multi-Projektmanagement-Systemen.
Entscheidend für die Auswahl des geeigneten Projektmanagement-Tools sind die individuellen Projekt- und Arbeitsanforderungen sowie die geplanten Einsatzbereiche.
Welche Vor- und Nachteile bringt eine Projektmanagement-Software mit sich?
Die Vorteile eines Projektmanagement-Tools liegen klar auf der Hand:
- Die Projektorganisation erfolgt zentral auf einer Plattform und ist als Cloud-Lösung zudem mobil von überall aus verfüg- und nutzbar.
- Eine Projektmanagement-Software ermöglicht die Etablierung eines standardisierten Prozesses.
- Dank des Projektmanagement-Tools erhalten alle Beteiligten einen Gesamtüberblick über das Projekt zu wichtigen Kenngrößen wie die Qualität, Zeit und Kosten. Das wiederum erhöht die Transparenz.
- Das Projektteam behält dadurch die optimale Kontrolle über das Projekt und jede einzelne Projektphase und das über die gesamte Dauer des Projektes hinweg. Somit können die Kosten eines Projektes besser kontrolliert und Ressourcen wie Personal und Rohstoffe effizienter eingesetzt werden.
Die Nachteile einer Projektmanagement-Software beschränken sich überwiegend auf den Faktor Zeit. Zunächst nimmt die Suche und Auswahl der richtigen Software Zeit in Anspruch. Im Anschluss müssen alle Projektmitarbeiter intensiv in die neue Software eingearbeitet werden, um sie einerseits bestmöglich bedienen zu können und um sie andererseits als ihr Arbeitstool zu akzeptieren.
Hinzukommen die Kosten für die Anschaffung eines Projektmanagement-Tools.
Die Vorteile überwiegen gegenüber den Nachteilen jedoch um ein Deutliches, da ihre Anschaffung ausschlaggebend für den Erfolg eines Projektes ist.
Asana und Monday.com: Die zwei Größen im Projektmanagement
Wie bereits im ersten Abschnitt beschrieben, gibt es eine Vielzahl an Produkten und Anbietern von Projektmanagement-Tools. Zwei der größten und beliebtesten Anbieter von Projektmanagement-Lösungen sind Asana und Monday.com.
Für viele Interessenten stellt sich nun die Frage: Welcher der beiden Anbieter ist der Bessere und für welche der beiden Software-Lösungen sollten sich potenzielle Kunden entscheiden.
Doch was steckt eigentlich hinter den beiden Namen?
Was ist Asana?
Asana ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Lösung, die vor allem auf die Bedürfnisse und Herausforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen ausgerichtet ist.
Die Software bietet eine Komplettlösung in den Bereichen Task Management, Kollaborationen, Dokumenten-Management, Workflow Management, Portfolio Management und mehr.
Mit Asana können Sie den Aufgabenfortschritt in verschiedenen Ansichten wie Listen, Kalendern, Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen nachverfolgen.
Es bietet knapp 200 Integrationen, damit Sie einfach und schnell zwischen all den verschiedenen Softwareprogrammen, die Sie verwenden, hin und her wechseln können,
Darüber hinaus unterstützen die in Asana integrierten Kommunikationstools die Zusammenarbeit auf der Teamebene und erleichtern die schnelle und effektive Kommunikation. Damit ist Asana weit mehr als ein reines Projektmanagement-Tool. Denn neben den klassischen Instrumenten der Projektplanung ermöglicht Asana zudem einen flexiblen und bedarfsorientierten Personaleinsatz. Asana findet daher auch speziell im Bereich des Workforcemanagement seine Anwendung.
Asana wird vor allem aufgrund seiner intuitiven Benutzerfreundlichkeit weltweit geschätzt.
Was ist Monday.com?
Auch bei Monday.com handelt es sich um ein cloudbasiertes Anwendungsprogramm. Die Projektmanagement-Suite des Programms ermöglicht den Nutzern, jeden einzelnen Schritt innerhalb des Projektmanagements in einem einzigen Bereich zu integrieren.
Wie bei Asana können auch bei Monday Aufgaben nachverfolgt, der Projektstatus visualisiert, die Zusammenarbeit erleichtert, die Transparenz erhöht und Dokumente gespeichert werden.
Monday bietet eine Plattform, in dem alle Teammitglieder bevorstehende Aufgaben nachverfolgen, bei jedem Projektschritt zusammenarbeiten, den Fortschritt durch verschiedene Tools wie Statistiken und Planungsoptionen abbilden und alles auf einer einzigen Plattform speichern können, die zu jederzeit für jedes Teammitglied zugänglich ist.
Asana vs. Monday.com: Worin unterscheiden sie sich voneinander?
Bei unserem Vergleich möchten wir vor allem tiefer auf die Punkte Workflow Management, Task Management, Portfolio Management und die Themen Sicherheit und Integration eingehen.
| Asana | Monday.com | |
| Workflow Management |
Arbeitsabläufe können über verschiedene Ansichten verwaltet werden (Listen, Boards, Kalender-Timeline). Aufgaben können in die jeweils ausgewählte Ansicht gezogen und ablegt werden, um den Workflow zu sehen. Projekte können auch anhand eines Kanban-Boards visualisiert werden. Die Benutzeroberfläche ist intuitiv und klar strukturiert. Asana unterstützt Teams außerdem dabei, manuelle Prozesse durch Automatisierung effizienter zu gestalten. Projekt- und Zeitpläne sowie Statusaktualisierungen und Prioritäten können somit besser skaliert und optimiert werden können. |
Monday.com bietet eine ähnliche Art der Verwaltung von Arbeitsabläufen. Workflows können über Kanban-Tafeln, Diagramme und Zeitleisten bearbeitet und visualisiert werden. Die Standardansicht ist in Listenform, jedoch können Workflows auch über Kanban-Tafeln, Diagramme und Zeitleisten bearbeitet und visualisiert werden. Die Benutzeroberfläche ist sehr farbenfroh, was jedoch für Verwirrung und Ablenkung sorgen kann. |
| Task Management |
Das Task Management bei Asana umfasst:
Die zu erledigenden Aufgaben sind auf der Registerkarte „Meine Aufgabe“ auf der Startseite übersichtlich dargestellt. Mit dem Klicken auf eine beliebige Aufgabe lassen sich alle Aufgabendetails anzeigen und wichtige Dokumente für alle zugänglich anhängen. Aufgaben können projektübergreifend in mehreren Projekten und Teams referenziert werden. Dies erleichtert insbesondere die projekt- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Es können Unteraufgaben auf bis zu 5 Ebenen erstellt werden, um Arbeitsvorgänge besser, effizienter und übersichtlicher zu strukturieren. |
Aufgaben werden auf ähnliche Weise erstellt, verwaltet und Teammitgliedern zugewiesen. Über den Aufgabenstatus kann der Fortschritt von Aufgaben nachverfolgt werden. Das Team wird so über die Erledigungsrate der Aufgabe auf dem Laufenden gehalten. Mit der Software können Sie auch tägliche Aufgabenlisten und wöchentliche Teamaufgaben verwalten. Der Teamleiter kann Aufgaben entwerfen und sie den Teammitgliedern zuweisen. Die Aktionstafeln geben einen Überblick über den Status jeder Aufgabe und machen die Aufgabenverwaltung für die Teammitglieder bequem. Unteraufgaben können nicht abgebildet werden. |
| Portfolio Verwaltung |
Asana verfügt über ein Portfoliomanagement. Dieses ermöglicht die gesamte Verwaltung aller aktuellen Projekte in einem Bereich. Sie können das Portfolio der laufenden Projekte sehen, indem Sie aus den täglichen Aufgaben in Asana in die Portfolio-Ansicht wechseln. Die Portfolio-Ansicht zeigt den Status und die wichtigsten Kennzahlen jedes Projekts an, sodass Sie jederzeit auf Knopfdruck einen Übersicht über all Ihre Projekte haben. |
Auch Monday.com bietet diese Möglichkeit an, verfügt jedoch im Gegensatz zu Asana nicht über einen eignen Bereich dafür. Über eine Funktion namens „Gruppen“ können Sie beliebige Abschnitte Ihres Projekts in Teilgruppen untergliedern. Im Gegensatz zu Asana zeigen die Gruppen jedoch nicht den kompletten Status der Projektfortschritte an. |
| Sicherheit |
Asana erfüllt die Anforderungen von SOC 2 und ISO/IEC 27001:2013. Mehr zum Thema Sicherheit und Compliance finden Sie hier. Das Unternehmen gibt den Unternehmen nicht das Recht, die Software auf ihren Servern zu betreiben. Die Software ist cloudbasiert und verfügt über Firewalls, um Sicherheitsverletzungen für die Kunden zu vermeiden. |
Monday.com hält die Daten seiner Kunden durch die Zusammenarbeit mit Amazon Web Service (AWS) jederzeit verfügbar. Darüber hinaus nutzt Monday.com auch die Sicherheitspraktiken der Google Cloud Platform. Das Unternehmen erfüllt die Normen ISO 27001 und ISO 27018. Mehr zum Thema Sicherheitszertifikate finden Sie hier. |
| Integrationen |
Asana verfügt über mehr als 200 Integrationspartnerschaften mit Unternehmenssoftwareprogrammen. Sie können z.B. Google Workspace, Slack, Instagantt, Dropbox sowie Zeiterfassungsintegrationen wie Everhour nutzen, um Ihre Arbeit besser zu organisieren. |
Monday liegt mit 50 Anbietern von Arbeitsraumlösungen abgeschlagen hinter Asana. Mit Monday.com lassen sich u.a. Zoom, Google Drive, Excel, etc. nutzen. Wie bei Asana kann die Zeiterfassung bei Monday.com mit Hilfe von Everhour erfolgen. |
Asana vs. Monday.com: Ein Fazit
Sowohl Asana als auch Monday.com bringen einige positive als auch negative Aspekte mit sich. Beide Projektmanagement-Tools sind für kleine und mittelständische Unternehmen konzipiert und haben teilweise ähnliche Ansätze.
Uns haben jedoch die folgenden Punkte von Asana besonders überzeugt:
- Benutzerfreundliches Interface: Asana hat eine einfach zu bedienende und intuitive Oberfläche, die auch für Anfänger schnell verständlich ist.
- Anpassungsfähigkeit: Asana bietet Ihnen die Möglichkeit, fast jede Funktion, die Sie ausführen, anzupassen.
- Integrationen: Asana ermöglicht über 200 Integrationen mit verschiedensten Unternehmen von Softwareprogrammen.
- Mehrere Ansichten: Die Ansichten können je nach individueller Präferenz verwaltet werden. Sie haben zum Beispiel die Wahl aus Listen, Zeitleisten und Boards.
- Team-Zusammenarbeit: Teams können in Asana in einem einzigen Tool miteinander kommunizieren. So erhalten Sie den Überblick über mehrere Projekte und Portfolios gleichzeitig. Zudem können sich verschiedene Teams gegenseitig in ihrer Arbeit unterstützen.
Vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Beratungstermin mit uns und erfahren Sie mehr über die Vorteile und Anwendungsmöglichkeiten von Asana.
Als agiles IT-Beratungsunternehmen und zertifizierter Partner von Google Workspace, Asana, Kissflow u.w. begleiten wir unsere Kunden auf dem Weg zur Digitalisierung ihrer gesamten Arbeitsabläufe und Prozessstrukturen.
Im Laufe unserer Arbeit ist uns dabei aufgefallen, dass große Veränderungen sehr oft und sehr schnell auf Widerstand stoßen. Der Hauptgrund ist Angst: Angst vor neuen Herausforderungen und Prozessen, die Angst vor Fehlern, die Angst, nicht mithalten zu können und überflüssig zu werden oder die Angst vor der Anwendung der neuen Tools und Softwares.
Change Management ist für Unternehmen Segen und Fluch zugleich. Grundsätzlich gilt: Um dauerhaft wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen bereit für Veränderungen sein.
Durch sich ständig wandelnde Markt- und Wettbewerbsbedingungen sind Unternehmen und Organisationen gezwungen, sich permanent zu verändern. Anpassungsfähigkeit und Offenheit gegenüber Neuem sind für die Existenz von Unternehmen und für den Erhalt von Arbeitsplätzen existenziell wichtig.
Im Kern von Change Management geht es darum, dass Prozesse und Strukturen in Unternehmen effektiver und produktiver gestaltet werden, was wiederum die Wettbewerbsfähigkeit steigern sowie den Geschäftserfolg und Arbeitsplätze nachhaltig sichern soll.
Die zugrundeliegende Intention ist durchweg als positiv zu bewerten.
Die geringen Erfolgsaussichten von Change Management und deren GründeNachhaltigkeit in Industrie und Wirtschaft
Offizielle Statistiken zeichnen jedoch ein negatives Bild, was die Erfolgsaussichten von Change Management Programmen betrifft.
Laut der Change-Fitness Studie lag die durchschnittliche Erfolgsquote von Change Management-Projekten in den vergangenen 10 Jahren bei rund 22%. Für die Jahre 2020/2021 wird gerade mal eine Erfolgsquote von 16% ausgemacht.
Allen voran Unternehmensberatungen beschäftigen sich eingehend mit den Gründen für das Scheitern von Change Management-Projekten. Neben Faktoren wie mangelnden Ressourcen und der Unkenntnis über Change-Management-Methoden sind es insbesondere die negativen Auswirkungen auf die Mitarbeiter.
Eine Umfrage der Unternehmensberatung Mutaree legt offen, dass viele Unternehmen bei ihren Change-Projekten lediglich auf das Inhaltliche – Strategien, Prozesse und Strukturen – achten. Das Persönliche, der Mitarbeiter und seine Bedürfnisse, bleiben jedoch zumeist auf der Strecke.
Der Faktor Mitarbeiter im Change-Management-Prozess
Die Reaktion von Mitarbeitern auf Unternehmensveränderungen kann mitunter sehr unterschiedlich ausfallen. Wie eingangs erwähnt, haben wir diese Erfahrung im Rahmen unserer Digitalisierungsprojekte bei zahlreichen Kunden gemacht.
Die Reaktionen der Mitarbeiter hängen zum einen von der Art und Qualität der Change-Prozesse sowie von der Persönlichkeit eines jeden Mitarbeiters ab. In der Literatur werden zumeist 7 Grundtypen diskutiert, die das Mitarbeiterverhalten bei Veränderungen charakterisieren.
Das Spektrum reicht hier von den Innovatoren, meist auf Top-Management-Ebene, die Veränderungen initiieren, über die Abwartenden und Gleichgültigen, die oft die Mehrheit repräsentieren, bis hin zu den Emigranten, die Veränderungen kategorisch ablehnen.
3 Maßnahmen, wie Sie Ihre Mitarbeiter an Bord holen
In Bezug auf die Mitarbeiter sind die folgenden drei Punkte wesentlich, ob Change-Programme scheitern oder erfolgreich sind:
- Es muss eine Kultur des Vertrauens und des Dialogs geschaffen werden, in dem sich Mitarbeiter Gehör verschaffen können und das Gefühl erhalten, dass ihre Bedenken und Vorbehalte ernst genommen werden.
- Führungskräfte müssen sichergehen, dass die Botschaft, die Gründe und Vorteile der Veränderung bei den Mitarbeitern angekommen sind und vollumfänglich verstanden wurden.
- Damit nicht genug: Die Unternehmensführung ist gut beraten durch kontinuierliches Monitoring sicherzustellen, dass die Mitarbeiter auch im weiteren Prozessverlauf stets abgeholt und ihre Bedürfnisse berücksichtigt werden.
Erfolgreiche Change-Prozesse und zufriedene Mitarbeiter – dank TeamEcho
Die Hauptfrage, die sich nun stellt: Wie können Unternehmen sicherstellen, dass die drei oben genannten Punkte erfüllt werden? Oder anders gefragt: Wie können Unternehmen die Stimmung innerhalb ihrer Belegschaft messen?
Die Antwort ist so einfach wie genial: Indem Unternehmen ihre Mitarbeiter einfach fragen. Und um ihnen diese Aufgabe zu erleichtern, gibt es TeamEcho. TeamEcho ist ein Beratungs- und Software-Unternehmen, das sich auf Mitarbeiterbefragungen spezialisiert hat.
Mit Hilfe der von TeamEcho eingesetzten Software können Unternehmen:
- Echtzeit-Einblicke ins Betriebsklima erhalten, um Trends bei der Mitarbeiterzufriedenheit und dem Mitarbeiter-Engagement zu erkennen und entsprechend reagieren zu können.
- ihre Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen, umso Top-Talente anzuziehen und langfristig an sie zu binden
- ihre Produktivität und damit ihren Geschäftserfolg steigern.
Gerade im Rahmen von Change-Projekten ist es essentiell wichtig, die Stimmung unter den Mitarbeitern einzufangen und herauszufinden, welche Themen und Fragen sie am meisten beschäftigen.
Dank des Stimmungsbarometers, das mit Hilfe von TeamEcho erstellt wird, können Führungskräfte ihre Mitarbeiter besser verstehen lernen und daraus ableitend gezielte Maßnahmen ergreifen, um ihre Mitarbeiter besser abzuholen und in den Change-Prozess einzubinden.
TeamEcho garantiert eine einfache und intuitive Benutzerfreundlichkeit, eine Auswertung basierend auf wissenschaftlichen Standards sowie absolute Anonymität.
Steht Ihr Unternehmen vor ähnlichen Herausforderungen aufgrund von Change-Prozessen oder aufgrund der Umsetzung von Digitalisierungsstrategien? Dann kontaktieren Sie uns jetzt und erfahren Sie mehr zum Thema Change-Management und/oder TeamEcho.
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Die Digitalisierung ist einer der Megatrends der Neuzeit, der die Gesellschaft im
Allgemeinen und die Wirtschaft im Speziellen tiefgreifend verändert hat und auch weiterhin verändern wird.
Der Begriff Megatrend wird deshalb verwendet, weil sich unter der Digitalisierung weitere Sub-Trends herauskristallisieren. Dazu gehören allem voran:
- die zunehmende Vernetzung von Produkten, Prozessen, Dienstleistungen und sozialer
Interaktionen - die steigende Virtualisierung und digitale Mobilität
- neue Nutzungsmöglichkeiten von Big Data wie etwa Cloud Computing, Social Media,
Media Streaming - Effizienz- und Produktivitätssteigerungen durch die Optimierung und Beschleunigung von Prozessen und Workflows
Gerade im Hinblick auf die Nachhaltigkeit und Klimaverträglichkeit stellt sich bei jedem
neuen Trend zu Beginn schnell die Frage nach den Vor- und Nachteilen, die dieser Trend
mit sich bringt.
Digitalisierung als Chance zu mehr Nachhaltigkeit in Industrie und Wirtschaft
Bedeutende Technologie-Entwicklungen in der Vergangenheit, allen voran die Industrialisierung, stehen sinnbildlich für die Ursachen der aktuellen globalen Klima- und Umweltkrise.
Doch bei den neuen, digitalen Technologien zeichnet sich mehr und mehr ein anderes Bild ab. Denn ihnen kommt zunehmend eine zentrale Bedeutung beim Wandel hin zu mehr Nachhaltigkeit und Klimaschutz zu.
So hat beispielsweise die Corona-Pandemie zu einem Umdenken beim Thema Home Office und mobiles Arbeiten geführt. Mehr und mehr Arbeitnehmer können dank mobiler Endgeräte mit Cloud-Zugriff und Collaboration-Tools zunehmend von zu Hause aus arbeiten.
Auch Möglichkeiten von Online- und Video-Konferenzen machen Dienstreisen per Auto oder Flugzeug zunehmend obsolet. All das führt zu einer Reduktion an Verkehrsaufkommen und damit zu einer Verringerung von CO2-Abgasen und Treibhausemissionen.
Prozessoptimierung als Teilbereich der Digitalisierung
Ein weiteres und sehr wesentliches Anwendungsgebiet digitaler Technologien, das das Potenzial hat Nachhaltigkeit und Umweltschutz positiv zu beeinflussen, ist die Prozessoptimierung und Automatisierung von Unternehmens- und Arbeitsabläufen.
Die Prozessautomatisierung, häufig auch Prozessdigitalisierung genannt, bezeichnet die vollständige Automatisierung von Aufgaben und Abläufen in Unternehmen, die bisher manuell durchgeführt werden.
Besonders im schnelllebigen Digitalisierungszeitalter kommt es stärker denn je darauf an, Arbeitsprozesse schlank und einfach zu halten sowie Aufgaben bestmöglich und – im Hinblick auf ihre Nachhaltigkeit – ressourcenschonend zu verteilen.
Prozessdigitalisierung als wirtschaftlicher Erfolgsfaktor
Die Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen verspricht neben Kosteneinsparungen auch Produktivitätssteigerungen und Effizienzgewinne.
Zum einen können Arbeitsabläufe schneller und ohne Unterbrechungen durchgeführt werden. Zum anderen fallen manuelle, von Menschen durchgeführte Tätigkeiten weg und damit Stör- und Fehlerquellen, die durch menschliches Verhalten verursacht werden.
Die Prozessoptimierung hat also vor allem eine wirtschaftliche Komponente, die dem Geschäftserfolg eines jeden Unternehmens dienlich ist.
Doch wie kann Prozessoptimierung zu mehr Nachhaltigkeit und zum Klimaschutz beitragen?
Ressourcenschonende Produktion dank Prozessoptimierung
Die Optimierung und Digitalisierung von Prozessen kann sich vor allem im Produktions-, Material- und Logistikbereich äußerst positiv auf die ökologische Nachhaltigkeit eines Unternehmens auswirken.
So kann dank der umfassenden digitalen Erfassung und Offenlegung von Materialströmen eine Datenbasis geschaffen werden, die es Unternehmen ermöglicht eine ineffiziente und verschwenderische Nutzung von Materialien, Rohstoffen und Ressourcen aufzudecken.
Die Anlagenauslastung lässt sich so im Hinblick auf den Ressourceneinsatz und -verbrauch optimieren. Produktionsausschuss und Abfälle können reduziert und im Idealfall sogar vermieden werden. Zudem eröffnet es die Möglichkeit, Materialien bestmöglich und intensiv zu nutzen und diese am Ende des Materialkreislaufs schonend und hochwertig zu verwerten.
Manuell ist all dies kaum umsetzbar, sondern wird erst mit der Prozessoptimierung als digitaler Lösung realisierbar.
Reduzierter Energieverbrauch durch durch softwaregestützte Prozesse
Digitale Lösungen zur Prozessoptimierung führen nicht nur zu einer geringeren und verbesserten Nutzung von wertvollen Rohstoffen. Neben dem Ressourcenschutz bringen sie einen weiteren entscheidenden Vorteil mit sich.
Durch den intelligenten Eingriff in Steuerungsprozesse und Produktionsabläufe können Unternehmen dank Prozessautomatisierungen gleichzeitig den Energie- und Stromverbrauch um ein Deutliches reduzieren.
Auch hier bieten IT-gestützte Prozesse also die große Chance Abläufe in Industrie- und Logistikanlagen effizienter zu gestalten und somit den Stromverbrauch zu verringern.
Prozessoptimierung als Kernelement bei holix
Prozessoptimierung und Workflow-Management sind neben den Themen Digitaler Arbeitsplatz und Digitale Effizienz Hauptbestandteil des Leistungsportfolios von holix.
Gemeinsam mit unseren Kunden realisieren wir Digitalisierungslösungen, indem wir unternehmensinterne Workflows automatisieren. Arbeitsabläufe können so – auch im Hinblick auf ihre Nachhaltigkeit – effizienter und intelligenter gestaltet werden.
Als lizenzierter Partner verschiedener Anbieter aus dem Bereich Prozessautomatisierung und -digitalisierung geben wir unseren Kunden IT-Lösungen an die Hand, die alle Workflows auf einer einzigen Plattform vereinen.
Dank der Plattformen unserer Partner Asana und Kissflow behalten unsere Kunden immer den Überblick über alle laufenden Projekte und können Aufgaben effektiv, und damit ressourcenschonend, verteilen.
Zudem verfügen wir über langjährige Erfahrung im Bereich Software- und App-Entwicklung. Daher sind wir in der Lage mit Hilfe unseres Partners Google AppSheet, in kurzer Zeit individuelle Apps für unsere Kunden zu implementieren, die den Anforderungen und den Ansprüchen ihres Unternehmens optimal entsprechen und gleichzeitig einen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten.
Mehr Informationen zum Thema Prozessautomatisierung finden Sie hier.
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Die Pandemie hat viele Organisationen verpflichtet, eine Digitalisierungsoffensive zu starten. Lösungen für Homeoffice und mobile Arbeitsplätze wurden gezwungenermaßen implementiert und dafür über lange Zeit festgefahrene Regeln kurzerhand gebrochen. Leider erwiesen sich Vorhersagen wonach die Pandemie in wenigen entscheidenden Wochen vorbei sein sollte als falsch und die Digitalisierung von Büroabläufe wurde dauerhaft. Jedoch, als Folge fliesen einer Menge positiver Auswirkungen in Unternehmen ein. Digitale Prozesse führen zu einem positiven Umwelteinfluss, da weniger Papier benötigt wird und sind daher Nachhaltigkeit. Papierlose Organisationen kommen in den Genuss unschlagbarer Vorteile!
Vorteile des papierlosen Büros
Studien zufolge verbraucht ein deutscher Arbeitnehmer täglich 27 Seiten Papier, was einem Jahresverbrauch von rund 33 kg Holz entspricht. Dazu kommen noch fast 607 Liter Wasser, 124 kWh Energie und 26,3 kg CO2-Emissionen.
Mit der erheblichen Reduktion an papierbasierten Abläufen sank der Aufwand für Verbrauchsmaterialien und Infrastruktur der Ausgabegeräte. Zusätzlich verringert sich der Bedarf an Aufbewahrungsmöglichkeiten und dieser fällt auf lange Sicht immer stärker ins Gewicht – Ihre Organisation wird nachhaltig, Sie nehmen Rücksicht auf zukünftige Generationen. Weiterer positiver Nebeneffekt ist, dass papierlose Abläufe weniger aufwendig in der Administration sind und bei digital erfasster Information leichter nachvollzogen werden kann, welcher Anwender diese wann eingesehen oder editiert hat.
Cloudbasierte Lösungen ermöglichen Dokumente passwortgeschützt so zur Verfügung zu stellen, dass sowohl im Unternehmen als auch auf mobilen Arbeitsplätzen sensible Daten kontrolliert eingesehen werden können. Darüber hinaus können Schäden der internen Infrastruktur zu einem Datenverlust führen, während Daten in der Cloud davon nicht betroffen sind. Noch ein unschlagbares Argument digitalisierter Information ist die Verfügbarkeit bei Suchanfragen, Papierakten würden hier enorme Ressourcen binden – manche Suchanfragen sind unter papierbasiert nicht möglich. Auf den Punkt gebracht steigen Effizienz und Nachhaltigkeit durch digitalisierte Büroabläufe unaufhaltsam an: Ebenso wie Cloudspeicher Papierarchive ersetzen sollen, lautet die Devise: E-Mail statt Post, Taskmanagement statt Post-its!
Optimale Tools für digitalisierte Büroabläufe
Selbstredend, dass die oben beschriebenen Vorteile nicht mit der Installation eines x-beliebigen Software-Lösung umsetzbar sind. Es braucht optimale Tools, welche das gesamte Spektrum des Arbeitsalltages abdecken. Ein Mailprogramm, Terminkalender, eine Videokonferenzlösung, umfassender Cloudspeicher, Dokumentenverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme sowie Formulardesigner und Werkzeuge für Präsentationen sind eine minimale Auswahl an Tools. Diese müssen leicht administrierbar und cloudbasiert verfügbar sein. Nur so können Sie geräteunabhängig mobile Arbeitsplätze unterstützen, dabei den Papierbedarf abbauen und so die Effizienz und Nachhaltigkeit steigern.
Genau dafür ist Holix ihr Partner und bietet mit Google Workspace eine ganzheitliche Lösung aus einer Hand, um die Digitalisierung ihrer Arbeits- und Prozessabläufe im Unternehmen zu realisieren.
Aber wie sieht es aus, wenn ihre Abläufe so speziell sind, dass ein mobiler Arbeitsplatz oder digitalisierter Büroablauf mit diesen Applikationen noch nicht umsetzbar scheint, vielleicht weil Ihre Anforderungen so speziell sind? Papierprozess müssen eventuell digitalisiert und dabei Arbeitsaufträge oder Berichte erzeugt und gelenkt werden. Kontakt- oder To-do-Listen, Projekt– sowie Ticketmanagementsysteme sind eine kleine Auswahl von vielen vergleichbaren Aufgaben, die ihr Partner Holix basierend auf einer codefreien Entwicklungsplattform Google AppSheet löst. Die Umsetzung erfolgt Aufwands-schonend in wesentlich kürzerer Durchlaufzeit als herkömmliche Programmentwicklungen. Mit jahrelanger Erfahrung und Google AppSheet entstehen maßgeschneiderte Lösungen zur Unterstützung von digitalisierten Büroabläufen und Verwirklichung mobiler Arbeitsplätze und papierloser Büroabläufe. Kommt für Sie eine spezielle Applikation mit Google AppSheets zur Umsetzung, dann bietet Holix einen Onboardingprozess von der Einführung des Produktes bis hin zur erfolgreichen Anwendung.
Ob die breite Palette an Lösungen in Google Workspace bereits ausreicht oder die Anwendung von Google AppSheet zielführend ist – in der Auswahl der Pakete und Tools unterstützt Holix selbstverständlich und ist ein verlässlicher Partner bei der Umsetzung digitalen Büroabläufe – für mehr Nachhaltigkeit in Ihrer Organisation!
Heute möchten wir Ihnen unseren neuen Partner Asana vorstellen!
Projekt- und Work Management mit Asana
Asana ist einer der führenden Anbieter im Bereich Work Management und bietet eine innovative Cloud-Platform, die Ihrem Team hilft Ziele schneller und weniger Aufwand mehr zu erreichen.
Wenn Teams die richtigen Personen, Prozesse und Ideen aus dem Unternehmen vereinen, können sie gemeinsam Erstaunliches leisten. Aber es ist schwierig, all diese Teilebereiche zu koordinieren und die Teammitglieder effizient zu steuern. Projektsteuerung über Tabellenkalkulationen lassen sich nicht skalieren, und selbst die besten Tools für die Zusammenarbeit und die Erstellung von Inhalten führen oft zu Silos und doppelter Arbeit. Infolgedessen verbringen die heutigen globalen Wissensarbeiter fast 60 % ihrer Zeit mit der Steuerung der Arbeit und 13 % ihrer Zeit mit doppelter Arbeit (Anatomy of Work Index).
Hier kommt Asana ins Spiel: Mit Asana können Teams jeder Größe alles von täglichen Aufgaben bis hin zu strategischen Initiativen auf einer leistungsstarken, benutzerfreundlichen und schön gestalteten Plattform verwalten, so dass sie zusammenarbeiten und ihre Ziele effizienter erreichen können. In der Tat ist Asana das am weitesten verbreitete und am besten bewertete Produkt in seinem Bereich. Ganz gleich, ob Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen oder Ihre Geschäftsprozesse skalieren, mit Asana können Sie sicher sein, dass Ihre Teammitglieder optimal zusammenarbeiten.
holix ist Ihr Asana Solution Partner
Mit der großartigen Unterstützung unseres Asana Partner Managers Bernhard Sturm unterstützen wir unsere Kunden in Österreich, Deutschland und der Schweiz dabei Asana in Ihrem Unternehmen zu etablieren und optimal an die Geschäftsprozess anzupassen.
Wir als Asana Partner helfen unseren Kunden bei der Bedarfsanalyse und Umsetzung Ihrer Anforderungen mit Asana. Mit uns als Digitale Certified Consultants haben Sie mit uns im Rahmen der KMU.Digital Förderung ein Fördermöglichkeiten von bis zu 80 % für Ihre Digitalisierungsprojekte.
Hier erfahren Sie mehr über Asana und unser Angebot.
Wir freuen uns auf eine unverbindliches Gespräch.
IHR ANSPRECHPARTNER:
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Google Classroom ist die digitalisierte Version eines echten Klassenzimmers. Neben Kursen, werden Aufgaben ganz einfach verteilt, Prüfungen geschrieben und Fragen gestellt. Auch ein individuell anpassbares Benotungssystem ist Teil von Google Classroom. Dabei dient es nicht nur als Plattform für Homeschooling und Online-Unterricht, sondern kann auch als hilfreiche Erweiterung dessen genutzt werden.
Es bestehen keine Zweifel: das virtuelle Klassenzimmer von Google ist vor allem aktuell kaum wegzudenken und wird auch in Zukunft zunehmend an Bedeutung gewinnen. Lesen Sie jetzt mehr über die Funktionen und Vorteile von Google Classroom.
Allgemeine Funktionen
Ein wesentliches Ziel von Google Classroom ist die einfache Benutzung der Plattform. Links zu Aufgaben und Kursen lassen sich ganz einfach versenden und wiederfinden. Als Lehrkraft hat man zudem die Möglichkeit mehrere Kurse gleichzeitig zu verwalten und behält somit einen geordneten Überblick. In Zukunft sollen weitere Analysefunktionen Lehrenden einen optimierten Überblick bieten, wie SchülerInnen und StudentInnen Google Classroom nutzen um das Beste aus der Plattform zu holen.
Benotung und Feedback
Ein interessantes Tool für Lehrkräfte und Studierende ist die Benotungsfunktion. Der Fortschritt von SchülerInnen und StudentInnen wird übersichtlich dargestellt indem unter anderem das Bewertungsschema parallel zu den Aufgaben angezeigt wird. Es können individuelle Kommentare und Antworten verfasst werden um alle Belangen direkt abzuklären. Sowohl Lehrkräfte als auch SchülerInnen bzw. StudentInnen erhalten rechtzeitige Benachrichtigungen sobald es Updates zu Aufgaben, Abgabeterminen, allgemeinen Anpassungen etc. gibt.
Personalisierte Funktionen
Personalisierte Funktionen ermöglichen es, Konten von SchülerInnen und StudentInnen nach individuellen Lernplänen einzurichten um auf alle Bedürfnisse optimal einzugehen. Außerdem sind Bedienungshilfen in verschiedenen Sprachen verfügbar und erleichtern die Nutzung von Google Classroom erheblich.
Plagiatsberichte
Von den Plagiatsberichten profitieren nicht nur Lehrkräfte indem sie die Arbeiten ihrer SchülerInnen und StudentInnen automatisch überprüfen. Bei Bedarf werden auch den Studierenden fehlende Zitationen angezeigt um ihre Arbeiten dementsprechend anzupassen. Eine domaineigene Bibliothek steht nach einem Update zur Teaching and Learning oder Education Plus Version ebenfalls zur Verfügung. In dieser befinden sich abgeschlossene Arbeiten von SchülerInnen und StudentInnen die sich in die Plagiatsprüfung mit einbeziehen lassen.
Organisationsfunktionen
Automatische Kalendererinnerungen unterstützten alle Nutzer bei der Organisation. So kann ein optimaler Überblick über Aufgaben, Abgabetermine u.v.m. behalten und diese auch rechtzeitig abgegeben werden. Lehrende greifen außerdem auf eine große Auswahl an Vorlagen für Kursaufgaben zu und können damit bestens relevante Inhalte vermitteln.
Analysefunktion
Mit diversen Analysefunktionen können Lehrkräfte bzw. Admins Leistungs- oder Sicherheitsprobleme ermitteln indem Ereignisse im Detail untersucht werden. Mit den Versionen Education Standard und Education Plus sind zudem BigQuery-Exporte von Classroom-Protokollen möglich. Generell kann demnächst auch direkt auf Classroom-Audit-Logs zugegriffen werden. All diese Funktionen bieten den Nutzern die höchstmögliche Kontrolle und im Bedarfsfall auch Gelegenheit rechtzeitig einzugreifen.
Sicherheitsfunktion
Neben individuellen Nutzungsrechten und der Möglichkeit Kursaktivitäten auf bestimmte Kursmitglieder zu beschränken, arbeitet Google Classroom auf Basis von strengsten Sicherheits- und Datenschutzstandards im Bildungsbereich. Um die hohen Standards beizubehalten, werden diese regelmäßig von Drittanbieterorganisationen überprüft und bewertet.
Mit einer garantierten Verfügbarkeit von 99,9% gilt Google Classroom als besonders verlässlich. Außerdem werden Nutzer nicht von Werbeanzeigen auf Basis von personenbezogener Daten irritiert um sich auf die wesentlichen Inhalte fokussieren zu können. Diese und weitere Sicherheitsfunktionen sind bereits ab der kostenlosen Google Workspace for Education Fundamentals Version verfügbar.
Google Workspace for Education Preismodell
Mit Google Workspace for Education Fundamentals stehen Ihnen eine große Auswahl kostenloser Tools und Funktionen zur Verfügung, unter anderem beliebte Anwendungen wie Docs, Tabellen, Präsentationen, Sites und Jamboard. Sie genießen hohe Sicherheitsstandards und können Ihren SchülerInnen und StudentInnen eine umfangreiche Plattform zum Lernen bieten.
Mit den Upgrades zu Google Education Standard, Teaching and Learning Update oder Education Plus erweitert sich der Funktionsumfang um flexibel jeden Bedarf abzudecken.
- Google Workspace for Education Fundamentals (kostenlos)
- Google Workspace for Education Standard (EUR 2,20 pro Schüler und Jahr)
- Teaching & Learning Upgrade (EUR 2,50 pro Mitarbeiter und Jahr)
- Google Workspace for Education Plus (EUR 3,40 pro Schüler und Jahr)
Ganz gleich ob Sie die Fundamentalfunktionen oder eines der Upgrades nutzen, Google Workspace for Education verbessert in jedem Fall die Zusammenarbeit und Kommunikation aller Nutzer. Profitieren Sie von der optimalen Kategorisierung und verwenden Sie lediglich jene Tools und Funktionen die Sie auch tatsächlich benötigen.
Holix als verlässlicher Partner
Wenn Sie die Vorteile von Google Classroom für sich und Ihre SchülerInnen bzw. StudentInnen nutzen wollen, dann melden Sie sich für ein kostenloses Erstgespräch bei uns. In diesem klären wir Sie über Ihre Möglichkeiten auf und unterstützen wir Sie gerne bei der Auswahl der passenden Tools und Funktionen. Mit Holix können Sie Google Workspace for Education außerdem 30 Tage lang kostenlos testen und erhalten damit genug Zeit um sich mit allen Funktionen vertraut zu machen und die ideale Umgebung für Sie und Ihre Klasse zu gestalten.
Ihre Holix-Vorteile auf einen Blick:
- Lizenzen sicher kaufen und bezahlen
- Google for Education 30 Tage lang kostenlos testen
- Professionelle Beratung und Support
Als offizieller Google Cloud Partner für Google Workspace for Education unterstützen wir Sie gerne bei der Einführung und konkreten Umsetzung damit Sie Ihren Online Unterricht so einfach und lehrreich wie möglich gestalten.